Porządkowanie arkusza

Dla kogo

Kierowniczki biura, księgowe, koordynatorki projektów, właściciele małych firm. Każdy, kto raz w miesiącu dostaje pliki od kilku osób i musi je złożyć w jedno zestawienie.

Ile Ci to oszczędza

Ręczne złożenie sześciu plików z różnymi układami kolumn to zwykle pół dnia — i tak kończy się pytaniem, czy na pewno nic nie wypadło. Skill robi rozpoznanie i część mechaniczną w kilka minut, a resztę czasu zabiera Ci odpowiedź na trzy, cztery pytania.

Największa oszczędność nie jest w czasie sprzątania, tylko w tym, że po fakcie widzisz, co zostało zmienione. Poprawianie zestawienia, w którym ktoś kiedyś „ujednolicił daty”, potrafi zająć więcej niż zrobienie go od nowa.

Przykład z życia

Marta koordynuje szkolenia w firmie z sześcioma oddziałami. Co miesiąc dostaje sześć plików z listami uczestników i kosztami.

W tym miesiącu w 2 480 wierszach było: 214 dat zapisanych jako 12/3/2025 w plikach z jednego oddziału i 3.12.2025 w pozostałych, 96 kwot wpisanych jako tekst z dopiskiem zł, jeden plik w kodowaniu, po którym Łódź wyglądała jak ĹĂłdĹş, i 37 wariantów zapisu nazw 12 kontrahentów. Do tego wiersze z sumami: w każdym z sześciu plików „RAZEM” na dole, a w dwóch oddziałach dodatkowo po trzy sumy częściowe po kwartałach — razem dwanaście wierszy, które nie są danymi. Po sklejeniu suma kosztów wychodziła o 41 200 zł za wysoka.

Skill poprawił daty w plikach, w których dało się to rozstrzygnąć (w jednym z nich w kolumnie występował dzień 27, co przesądziło kolejność), odzyskał polskie znaki, przeliczył kwoty i podał sumę przed i po. Odłożył do decyzji trzy rzeczy: jeden oddział, w którym żadna data nie miała dnia powyżej 12, wariant „Delta Szkolenia Oddz. 2” występujący w dwóch wierszach oraz dwa numery NIP, w których ostatnia cyfra nie zgadza się z resztą numeru.

Marta odpowiedziała na trzy pytania i miała gotowe zestawienie z 2 468 wierszami — dwanaście usuniętych to wiersze z sumami, wypisane co do jednego i usunięte dopiero po jej potwierdzeniu.

Jak po polsku

Cała wartość siedzi tutaj. Skill zna wzorce, które psują polskie arkusze i których nie ma w żadnym anglojęzycznym narzędziu:

• Przecinek kontra kropka. 1 200,50 to u nas kwota, ale plik po podróży przez angielski system wygląda jak 1,200.50. Skill ma regułę rozstrzygania i sprawdza sumę kolumny przed i po, żeby wyłapać zjedzony przecinek.
• Kodowanie. Polskie programy księgowe wciąż eksportują w Windows-1250, starsze systemy w ISO-8859-2, reszta świata w UTF-8. Skill rozpoznaje po objawach, który to przypadek — a te dwa pierwsze różnią się tylko trzema literami, więc pomyłka podmienia litery w gotowym pliku. Wie też, kiedy ogonków nie da się już odzyskać, i wtedy mówi to zamiast zgadywać, czy „Lacki” to „Łącki”.
• Średnik zamiast przecinka jako znak rozdzielający kolumny w polskim Excelu.
• Daty. 2025-12-03, 03.12.2025, 3 XII 2025, 3 grudnia 2025 r. i amerykańskie 12/3/2025 w jednej kolumnie. Kolejność dzień-miesiąc rozstrzyga na podstawie całej kolumny, nie pojedynczego wiersza.
• NIP, REGON, KRS, PESEL, numer konta, kod pocztowy. Zna warianty zapisu (123-456-32-18, PL1234563218), sprawdza cyfrę kontrolną NIP — czyli ostatnią cyfrę NIP-u, wyliczaną z dziewięciu poprzednich; jeśli się nie zgadza, numer został gdzieś przekręcony — i długość numeru konta. Wie, że PESEL zaczyna się od zera tylko w rocznikach 2000–2009 i 1900–1909, więc nie „naprawia” numerów, którym nic nie brakuje. Nigdy nie poprawia — zgłasza.
• Nazwy firm. sp. z o.o., Sp. z o. o., SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ i spzoo to ta sama firma. Oddz. 2 to niekoniecznie.
• Sortowanie z ogonkami. Przy sortowaniu po kodzie znaku wyrazy zaczynające się od Ą, Ć, Ł, Ó, Ś, Ź, Ż lądują za całym alfabetem — Łódź po Zabrzu, Ćma po Żabie. W polskiej kolejności ą stoi zaraz po a, a ł zaraz po l.

Czego potrzebujesz

Dowolny płatny plan Claude i plik: XLSX, CSV albo arkusz wyeksportowany z Arkuszy Google. Żadnych konektorów, żadnej konfiguracji.

Na starcie skill zadaje jedno zbiorcze pytanie: co ma być efektem, czy pliki łączyć w jeden i która kolumna identyfikuje wiersz. Bez odpowiedzi na to ostatnie nie wie, co jest duplikatem. To jedno pytanie, nie ustawienia — odpowiadasz na nie w zdaniu i skill rusza.

Gdzie działa

Plik jest zgodny z otwartym standardem Agent Skills, więc ten sam folder działa w wielu narzędziach. „Format zgodny” znaczy, że powinien zadziałać, ale nie uruchomiliśmy go tam sami — a piszemy tylko o tym, co sprawdziliśmy.

Na czym się wywala

• Nieodwracalne uszkodzenia z przeszłości. Jeśli ktoś wcześniej otworzył CSV w Excelu i zapisał, długie numery kont mogły zamienić się w 1,23E+15, a kod pocztowy zapisany bez myślnika (00950) stracić zera i zostać jako 950. Tych cyfr nie ma już w pliku. Skill to rozpozna i poprosi o oryginał — odtwarzanie ich byłoby wymyślaniem danych.
• Stary format XLS. Binarne pliki .xls bywają nieczytelne bez wcześniejszej konwersji. Skill powie, że nie umie ich otworzyć, i poprosi o zapisanie pliku jako XLSX — nie zgadnie zawartości, której nie odczytał.
• Nierozstrzygalne daty. Kolumna, w której każdy dzień jest mniejszy niż 13, nie daje się rozstrzygnąć na podstawie zawartości. Skill nie wybierze za Ciebie i odda całą kolumnę do decyzji, nawet jeśli to setki wierszy.
• Formuły, makra i formatowanie. Skill pracuje na wartościach. Formuły, formatowanie warunkowe, kolory komórek i makra nie przechodzą do kopii. Jeśli kolor komórki był u Was jedyną informacją o statusie, powie o tym i zaproponuje przeniesienie do zwykłej kolumny, ale sam tego nie odgadnie.
• Bardzo duże pliki. Liczby kontrolne — liczba wierszy i sumy kolumn przed i po — skill liczy zawsze na całości, bo inaczej nie byłyby dowodem na nic. Na próbkach ogląda co najwyżej strukturę pliku: gdzie zaczynają się dane i jakie formaty w nim występują. Przy kilkudziesięciu tysiącach wierszy rozpoznanie wariantów nazw bywa więc niepełne i skill to zaznaczy.
• Skany, zdjęcia tabel i PDF-y. Arkusz będący zdjęciem albo PDF-em to inne zadanie — tu poza zakresem. To samo dotyczy przepisywania faktur do zestawienia.
• Arkusze o różnych układach kolumn. Skill nie zgadnie, że „Wartość netto” w jednym pliku i „Kwota” w drugim to to samo. Zapyta.

Czego ten skill nie robi celowo

Nie analizuje danych, nie wyciąga wniosków, nie rysuje wykresów i nie odpowiada na pytanie „dlaczego w marcu było mniej”. Sprzątanie i interpretacja to dwie różne prace i mieszanie ich jest niebezpieczne — narzędzie, które w trakcie porządkowania dorzuca wyjaśnienia, brzmi równie pewnie, gdy zna przyczynę, i gdy ją wymyśla.

Nie uzupełnia braków, nie usuwa wierszy bez zgody, nie scala podobnych nazw z automatu i nie poprawia numerów, które nie przechodzą kontroli. Wszystko, co nie wynika jednoznacznie z pliku, trafia na listę „Do Twojej decyzji” — nawet gdy poprosisz, żeby nie pytać, i nawet gdy poprosisz drugi raz.

Pustej komórki nie wypełni ani średnią, ani wartością z wiersza wyżej, ani niczym znalezionym poza plikiem. Jeśli podasz konkretną wartość i konkretne wiersze, wpisze ją w nowej kolumnie „Uzupełnione ręcznie” — obok pustej komórki, nie zamiast niej. Po trzech miesiącach nikt już nie odróżni wstawionej średniej od prawdziwej liczby i to jest cały powód tej reguły.

Nie orzeka też, czy dane są poprawne w rozumieniu przepisów. Mówi, co się stanie w praktyce: że przelew na numer o 25 cyfrach nie przejdzie, a faktura z błędnym NIP wróci do poprawki.

Instalacja