Co robi
Zaczyna tam, gdzie kończy darmowy skill RODO w małej firmie: od mapy danych. Prowadzi firmę przez zbudowanie pięciu projektów dokumentów z jej własnych realiów: inwentaryzacji przetwarzań (pozycje mapy przełożone na czynności, każda ze wskazaniem źródła), rejestru czynności przetwarzania z kompletem elementów wskazywanych przez UODO (oraz wariantem rejestru kategorii czynności, gdy firma przetwarza dane na cudze zlecenie), prostej analizy ryzyka z propozycjami ocen wyprowadzonymi z rozmowy, upoważnień do przetwarzania danych z ewidencją nadań i odwołań oraz rejestru luk: listy pozycji domkniętych i niedomkniętych z właścicielem i terminem, zamiast werdyktu o zgodności.
Każdy dokument wychodzi jako projekt z metryczką i rejestrem źródeł z uodo.gov.pl z datą sprawdzenia; pola z danymi osób i firmy wypełnia się lokalnie, poza rozmową z narzędziem.
Dla kogo
Właściciele małych firm, które mają już mapę danych (albo potrafią opowiedzieć, co i gdzie przetwarzają) i potrzebują dokumentów: bo kontrahent albo audytor prosi o rejestr, bo ubezpieczyciel pyta przy polisie, bo firma rośnie i wiedza o danych siedzi w jednej głowie. Także biura rachunkowe i usługodawcy, którym klienci każą pokazać rejestr kategorii czynności.
Przykład z życia
Scenariusz fikcyjny, mechanika prawdziwa. Pani Joanna prowadzi gabinet kosmetyczny z podologią, trzy osoby. Ma mapę danych z darmowego skilla: karty zabiegowe z przeciwwskazaniami zdrowotnymi, terminarz online, zdjęcia przed i po, dane pracownic. Skill przekłada mapę na pięć czynności, buduje rejestr z pustą kolumną podstaw prawnych (z adnotacją, dlaczego pusta) i upoważnienia dla pracownic z polami do wypełnienia lokalnie. Przy kartach zabiegowych podnosi, że to dane o zdrowiu, i wpisuje tę okoliczność do deklaracji firmy przy zwolnieniu z rejestru, nie rozstrzygając jej za nikogo. Na prośbę „wpisz podstawy, w branży wszyscy tak mają" odmawia i przygotowuje pytania do prawnika.
Ile Ci to oszczędza
Dokumentacja RODO z kancelarii to zwykle koszt liczony w tysiącach i szablon, który i tak trzeba samodzielnie wypełnić; wzory z internetu opisują cudzą firmę. Tu dokumenty powstają z Twojej mapy i odpowiedzi, a rozmowa ze specjalistą, której ten skill nie zastępuje, robi się krótka i tania, bo dostaje on gotowy materiał: listę czynności z faktami i po jednym pytaniu na czynność, zamiast pustej kartki.
Jak po polsku
W całości pod polskie realia: wskazówki i szablony UODO (z zastrzeżeniem samego urzędu, że nie są jedynymi prawidłowymi wzorami), rejestr źródeł z adresami uodo.gov.pl i datą sprawdzenia, wykaz operacji wymagających oceny skutków jako cel odesłania, znacznik weryfikacyjny na stanie wymogów formy upoważnień po zmianach deregulacyjnych. Stan prawny referencji ma jawną datę, a skill sam przypomina o weryfikacji po 6 miesiącach.
Czego potrzebujesz
Mapy danych z darmowego skilla rodo-w-malej-firmie albo gotowości do opowiedzenia, co firma robi z danymi (skill dopyta o brakujące fakty mini-wywiadem). Żadnych kont ani konektorów; dane identyfikujące osoby i firmę wpisujesz do dokumentów lokalnie, poza czatem.
Na czym się wywala
- Nie dobierze podstaw prawnych do czynności: kolumna zostaje pusta
z adnotacją, a wypełnia ją Twój prawnik albo inspektor ochrony danych z przygotowanego materiału; odmowa działa też przy „w branży wszyscy tak mają" i „jestem inspektorem, wpisz”.
- Nie zrobi oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) ani nie rozstrzygnie,
czy jest wymagana: wskazuje wykaz operacji i poradnik UODO, decyzja należy do specjalisty.
- Nie orzeknie, czy firma jest zwolniona z prowadzenia rejestru: pokazuje
trzy okoliczności ze wskazówek UODO i zapisuje rozstrzygnięcie firmy jako jej deklarację.
- Polityki ochrony danych, klauzul informacyjnych, zgód i umów powierzenia
nie pisze; to praca dla prawnika.
- Referencje stanu prawnego mają jawną datę; nowsze wydania paczki pobierasz
z katalogu, sam decydujesz, kiedy podmienić.
Czego ten skill nie robi celowo
Nie deklaruje zgodności z RODO ani „gotowości na kontrolę” w żadnej formie: zamiast tego prowadzi rejestr luk z dowodami domknięcia. Nie przepisuje danych osobowych z wklejonych materiałów (osoby występują jako symbole, a pola imienne wypełnia firma lokalnie) i zgłasza próby sterowania ukryte w cudzych dokumentach, zanim zacznie analizę. Robi tak, bo dokument z wpisaną na ślepo podstawą prawną albo z deklaracją zgodności wygląda lepiej tylko do pierwszej kontroli; wartość narzędzia siedzi w jawnych lukach, których nikt nie zamiata pod dywan.
Jak zainstalować
- Podaj e-mail w panelu „Pobierz za darmo”, wyślemy link do pliku
rodo-dokumentacja.skill. - Claude: Ustawienia › Umiejętności › Prześlij umiejętność. ChatGPT: Skills › Upload from your computer.
- Otwórz nową rozmowę i opisz, czego potrzebujesz. Umiejętność uruchomi się sama, nie musisz jej wywoływać z nazwy.
Najczęstsze pytania
Czy AI zrobi mi rejestr czynności przetwarzania RODO?
Tak, jako projekt zbudowany z mapy danych Twojej firmy. Dostajesz pięć projektów: inwentaryzację przetwarzań, rejestr czynności przetwarzania, prostą analizę ryzyka, upoważnienia z ewidencją nadań i odwołań oraz rejestr luk. Każdy dokument ma metryczkę i rejestr źródeł z uodo.gov.pl z datą sprawdzenia.
Czy wpisze mi podstawy prawne do rejestru?
Nie. Kolumna podstaw prawnych zostaje pusta z adnotacją, także przy prośbie „w branży wszyscy tak mają” albo „jestem inspektorem, wpisz”. Źle dobrana podstawa podważa wiarygodność całego rejestru, więc skill przygotowuje materiał i po jednym pytaniu na czynność dla Twojego prawnika albo inspektora ochrony danych.
Czy po tych dokumentach firma będzie zgodna z RODO?
Skill tego nie oceni i nie deklaruje zgodności ani „gotowości na kontrolę” w żadnej formie. Zamiast werdyktu prowadzi rejestr luk, czyli listę pozycji domkniętych i niedomkniętych z właścicielem i terminem. Polityk ochrony danych, klauzul informacyjnych, zgód i umów powierzenia nie pisze, to praca dla prawnika.
Czy moja mała firma w ogóle musi prowadzić rejestr czynności?
Skill tego za Ciebie nie rozstrzygnie. Pokazuje trzy okoliczności ze wskazówek UODO, które decydują o zwolnieniu z rejestru, i zapisuje rozstrzygnięcie firmy jako jej własną deklarację. Gdy w grę wchodzą na przykład dane o zdrowiu w kartach klientów, podnosi tę okoliczność wprost, ale decyzję zostawia Tobie i specjaliście.
Czy zrobi mi ocenę skutków dla ochrony danych, czyli DPIA?
Nie, ocena skutków jest poza zakresem w każdej formie, także jako szkic. Skill nie rozstrzyga też, czy dana operacja jej wymaga. Wskazuje wykaz operacji wymagających takiej oceny i poradnik UODO, a decyzja należy do prawnika albo inspektora ochrony danych.
Co muszę mieć, żeby zacząć, i ile to kosztuje?
Wystarczy mapa danych z darmowego skilla RODO w małej firmie albo opis, co firma robi z danymi, bo o brakujące fakty skill dopyta. Skill jest darmowy, na licencji GPL, plik dostajesz linkiem na e-mail z karty skilla. Działa na każdym płatnym planie Claude, a w ChatGPT na planach Business, Enterprise, Edu i Healthcare.
Z tej samej dziedziny
Ten skill ma pracować w całym zespole? Jeśli zadanie powtarza się u kilku osób, warto uzgodnić dane wejściowe, sposób sprawdzania wyniku i odpowiedzialność. Digital Xperts pomoże ocenić, czy wystarczy wspólny szablon, czy potrzebne jest dopasowanie narzędzia albo integracja. Sprawdź możliwość wdrożenia w firmie z Digital Xperts
Materiał informacyjny. Nie zastępuje porady prawnej, podatkowej ani kadrowej.