Program nie wysyła faktur, klient czeka na dokument, a nikt w firmie nie wie, czy to awaria po stronie systemu, czy własny problem z internetem. Odpowiedź ma znaczenie, bo od trybu zależy termin przesłania faktury i to, czy w ogóle trzeba ją później dosyłać. Poniżej cztery tryby pracy bez dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur, skutki każdego z nich i sposób ustalenia, który obowiązuje w danej chwili.
Cztery tryby, cztery różne skutki
Nazwy poniżej nie są opisowe, tylko dokładne. Warto ich używać dosłownie, bo w firmowej korespondencji „nie działa KSeF” oznacza cztery różne sytuacje.
Tryb offline24. Dobrowolny, to decyzja wystawcy. Nikt go nie ogłasza i nie trzeba na nic czekać. Fakturę wystawia się według struktury FA(3), w postaci elektronicznej, i przesyła do systemu nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Przepisy nie ograniczają tu kręgu podatników ani częstotliwości korzystania z tego trybu.
Tryb offline przy niedostępności KSeF. Niedostępność ogłasza Ministerstwo Finansów, w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Faktury przesyła się do systemu następnego dnia roboczego po zakończeniu okresu niedostępności.
Tryb awaryjny przy awarii KSeF. Awarię ogłasza Ministerstwo Finansów, tymi samymi kanałami: w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Na przesłanie faktur jest 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Awaria całkowita KSeF. Ogłaszana odrębnie. Faktury wystawia się poza systemem, bez obowiązku stosowania struktury FA(3), i nie przesyła się ich później do systemu. Faktury z tego trybu nie otrzymują numeru KSeF. Kanał, którym ogłaszana jest awaria całkowita, sprawdź na ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/, bo to informacja, którą trzeba mieć zapisaną zanim się przyda.
Po czym poznać, który tryb obowiązuje
Reguła jest prosta: trzy z czterech trybów zależą od tego, czy padło ogłoszenie, a jeden zależy wyłącznie od decyzji firmy.
Jeśli Ministerstwo Finansów nie ogłosiło niedostępności ani awarii, a faktura musi powstać teraz, pozostaje tryb offline24 z własnej decyzji. Jeśli ogłoszenie jest, tryb wynika z jego treści, a nie z tego, co firma widzi na ekranie. Dlatego przy każdym zdarzeniu warto zapisać dwie rzeczy: gdzie sprawdzono ogłoszenia i o której godzinie. Bez tego po miesiącu nie da się odtworzyć, dlaczego wybrano akurat ten tryb.
Adres Biuletynu Informacji Publicznej i miejsce, w którym komunikaty pokazuje używany program do fakturowania, to dwie różne rzeczy i obie trzeba mieć spisane. W chwili awarii nikt ich nie będzie szukał.
Awaria całkowita: jedyny tryb bez dosyłania
To najważniejsza różnica w całym zestawie i najczęstsze miejsce, w którym wykłada się firmowa instrukcja napisana pod hasłem „po powrocie systemu wyślij wszystko i sprawdź numery”.
Awaria całkowita zdejmuje obowiązek przesłania także wstecz. Faktury wystawionej w trybie offline24 przed ogłoszeniem awarii całkowitej, a jeszcze nieprzesłanej, nie przesyła się do systemu. Tak samo faktury z okresu niedostępności, której termin przesłania zbiega się z awarią całkowitą. Takie faktury pozostają bez numeru KSeF i trzeba to odnotować, bo później numer się nie pojawi.
Osobno działa nakładanie się trybów: jeśli termin przesłania faktury z trybu offline24 albo z okresu niedostępności przypada w czasie ogłoszonej awarii, obowiązuje reguła terminu trybu ogłoszonego w tym momencie, a nie pierwotna. Sam sposób liczenia terminów przy nakładających się trybach, w tym bieg dni roboczych, sprawdź na ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/.
Ma to bezpośrednie przełożenie na ryzyko. W katalogu naruszeń objętych karą jest nieprzesłanie w terminie faktury wystawionej w trybie offline24, w trybie awaryjnym albo w okresie niedostępności, z zastrzeżeniem faktur, z których obowiązek przesłania zdjęła ogłoszona awaria całkowita. Kara sięga 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku 18,7% kwoty należności ogółem. Przepisy o karach stosuje się do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku i nie obejmują naruszeń z 2026 roku.
Jak to wygląda w praktyce
Hurtownia Sosnowa wystawia fakturę w trybie offline24 w piątek o osiemnastej, po godzinach pracy księgowości. Termin przesłania to następny dzień roboczy po dniu wystawienia, czyli poniedziałek. W poniedziałek rano Ministerstwo Finansów ogłasza awarię. Firma nie liczy już terminu piątkowego: obowiązuje reguła trybu ogłoszonego w tym momencie. Gdyby zamiast awarii ogłoszono awarię całkowitą, piątkowa faktura w ogóle nie idzie do systemu i zostaje bez numeru KSeF, a osoba prowadząca rejestr zdarzeń musi to przy niej dopisać, zamiast czekać na numer, który nigdy nie przyjdzie.
Ten sam dzień, druga firma: pracownik magazynu widzi komunikat o błędzie połączenia i sam decyduje o wystawianiu poza systemem, mimo że żadne ogłoszenie nie padło, a problem był po stronie routera. To nie jest naruszenie samo w sobie, bo tryb offline24 jest dobrowolny i wolno z niego korzystać. Problem jest inny: nikt nie przekazał informacji dalej, więc faktury nie zostały przesłane następnego dnia roboczego.
Co z tym zrobić w firmie
- Wyznacz, kto podejmuje decyzję o pracy w trybie offline24 i kto ją odwołuje. To decyzja wystawcy, a nie skutek ogłoszenia, więc bez wskazanej osoby podejmie ją przypadkowo ten, kto akurat siedzi przy programie.
- Zapisz w jednym miejscu adres Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz kanał wsparcia dostawcy programu do fakturowania. Sprawdzanie ogłoszeń ma być czynnością, a nie domysłem.
- Prowadź kartę zdarzenia: data i godzina, tryb, gdzie sprawdzono ogłoszenie, których faktur dotyczy, termin przesłania, data faktycznego przesłania i nadany numer KSeF. Przy awarii całkowitej w miejscu numeru wpisuje się adnotację o zwolnieniu z przesłania.
- Ustal, kto pilnuje terminu po powrocie systemu i po czym poznaje, że wszystkie faktury z danego zdarzenia mają już numery.
- Sprawdź u dostawcy programu, jak zachowuje się on w każdej z tych sytuacji: czy kolejkuje faktury, czy sam je wysyła po odzyskaniu połączenia i co pokazuje, gdy przesłanie się nie powiodło.
Spisanie tego jako jednej karty postępowania z rolami i terminami to osobna robota, którą porządkuje się procedurą, a nie notatką w skrzynce mailowej.
Źródła i data sprawdzenia
- Cztery tryby szczególne, ich skutki i przejścia między trybami: ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Tryb offline24: warunki, termin, udostępnianie faktury: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Sankcje, katalog naruszeń, okres przejściowy: ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Ogłoszenia o awarii i niedostępności: Biuletyn Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (sprawdzono 24 sierpnia 2026)