Cztery tryby, cztery różne skutki
Nazwy poniżej nie są opisowe, tylko dokładne. Warto ich używać dosłownie, bo w firmowej korespondencji „nie działa KSeF” oznacza cztery różne sytuacje.
Tryb offline24. Dobrowolny, to decyzja wystawcy. Nikt go nie ogłasza i nie trzeba na nic czekać. Fakturę wystawia się według struktury FA(3), w postaci elektronicznej, i przesyła do systemu nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Przepisy nie ograniczają tu kręgu podatników ani częstotliwości korzystania z tego trybu.
Tryb offline przy niedostępności KSeF. Niedostępność ogłasza Ministerstwo Finansów, w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Faktury przesyła się do systemu następnego dnia roboczego po zakończeniu okresu niedostępności.
Tryb awaryjny przy awarii KSeF. Awarię ogłasza Ministerstwo Finansów, tymi samymi kanałami: w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Na przesłanie faktur jest 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Awaria całkowita KSeF. Ogłaszana odrębnie. Faktury wystawia się poza systemem, bez obowiązku stosowania struktury FA(3), i nie przesyła się ich później do systemu. Faktury z tego trybu nie otrzymują numeru KSeF. Kanał, którym ogłaszana jest awaria całkowita, sprawdź na ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/, bo to informacja, którą trzeba mieć zapisaną zanim się przyda.
Po czym poznać, który tryb obowiązuje
Reguła jest prosta: trzy z czterech trybów zależą od tego, czy padło ogłoszenie, a jeden zależy wyłącznie od decyzji firmy.
Jeśli Ministerstwo Finansów nie ogłosiło niedostępności ani awarii, a faktura musi powstać teraz, pozostaje tryb offline24 z własnej decyzji. Jeśli ogłoszenie jest, tryb wynika z jego treści, a nie z tego, co firma widzi na ekranie. Dlatego przy każdym zdarzeniu warto zapisać dwie rzeczy: gdzie sprawdzono ogłoszenia i o której godzinie. Bez tego po miesiącu nie da się odtworzyć, dlaczego wybrano akurat ten tryb.
Adres Biuletynu Informacji Publicznej i miejsce, w którym komunikaty pokazuje używany program do fakturowania, to dwie różne rzeczy i obie trzeba mieć spisane. W chwili awarii nikt ich nie będzie szukał.
Awaria całkowita: jedyny tryb bez dosyłania
To najważniejsza różnica w całym zestawie i najczęstsze miejsce, w którym wykłada się firmowa instrukcja napisana pod hasłem „po powrocie systemu wyślij wszystko i sprawdź numery”.
Awaria całkowita zdejmuje obowiązek przesłania także wstecz. Faktury wystawionej w trybie offline24 przed ogłoszeniem awarii całkowitej, a jeszcze nieprzesłanej, nie przesyła się do systemu. Tak samo faktury z okresu niedostępności, której termin przesłania zbiega się z awarią całkowitą. Takie faktury pozostają bez numeru KSeF i trzeba to odnotować, bo później numer się nie pojawi.
Osobno działa nakładanie się trybów: jeśli termin przesłania faktury z trybu offline24 albo z okresu niedostępności przypada w czasie ogłoszonej awarii, obowiązuje reguła terminu trybu ogłoszonego w tym momencie, a nie pierwotna. Sam sposób liczenia terminów przy nakładających się trybach, w tym bieg dni roboczych, sprawdź na ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/.
Ma to bezpośrednie przełożenie na ryzyko. W katalogu naruszeń objętych karą jest nieprzesłanie w terminie faktury wystawionej w trybie offline24, w trybie awaryjnym albo w okresie niedostępności, z zastrzeżeniem faktur, z których obowiązek przesłania zdjęła ogłoszona awaria całkowita. Kara sięga 100 % kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku 18,7 % kwoty należności ogółem. Przepisy o karach stosuje się do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku i nie obejmują naruszeń z 2026 roku.
Jak to wygląda w praktyce
Hurtownia Sosnowa wystawia fakturę w trybie offline24 w piątek o osiemnastej, po godzinach pracy księgowości. Termin przesłania to następny dzień roboczy po dniu wystawienia, czyli poniedziałek. W poniedziałek rano Ministerstwo Finansów ogłasza awarię. Firma nie liczy już terminu piątkowego: obowiązuje reguła trybu ogłoszonego w tym momencie. Gdyby zamiast awarii ogłoszono awarię całkowitą, piątkowa faktura w ogóle nie idzie do systemu i zostaje bez numeru KSeF, a osoba prowadząca rejestr zdarzeń musi to przy niej dopisać, zamiast czekać na numer, który nigdy nie przyjdzie.
Ten sam dzień, druga firma: pracownik magazynu widzi komunikat o błędzie połączenia i sam decyduje o wystawianiu poza systemem, mimo że żadne ogłoszenie nie padło, a problem był po stronie routera. To nie jest naruszenie samo w sobie, bo tryb offline24 jest dobrowolny i wolno z niego korzystać. Problem jest inny: nikt nie przekazał informacji dalej, więc faktury nie zostały przesłane następnego dnia roboczego.
Co z tym zrobić w firmie
- Wyznacz, kto podejmuje decyzję o pracy w trybie offline24 i kto ją odwołuje. To decyzja wystawcy, a nie skutek ogłoszenia, więc bez wskazanej osoby podejmie ją przypadkowo ten, kto akurat siedzi przy programie.
- Zapisz w jednym miejscu adres Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów oraz kanał wsparcia dostawcy programu do fakturowania. Sprawdzanie ogłoszeń ma być czynnością, a nie domysłem.
- Prowadź kartę zdarzenia: data i godzina, tryb, gdzie sprawdzono ogłoszenie, których faktur dotyczy, termin przesłania, data faktycznego przesłania i nadany numer KSeF. Przy awarii całkowitej w miejscu numeru wpisuje się adnotację o zwolnieniu z przesłania.
- Ustal, kto pilnuje terminu po powrocie systemu i po czym poznaje, że wszystkie faktury z danego zdarzenia mają już numery.
- Sprawdź u dostawcy programu, jak zachowuje się on w każdej z tych sytuacji: czy kolejkuje faktury, czy sam je wysyła po odzyskaniu połączenia i co pokazuje, gdy przesłanie się nie powiodło.
Spisanie tego jako jednej karty postępowania z rolami i terminami to osobna robota, którą porządkuje się procedurą, a nie notatką w skrzynce mailowej.
Źródła i data sprawdzenia
- Cztery tryby szczególne, ich skutki i przejścia między trybami: ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Tryb offline24: warunki, termin, udostępnianie faktury: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Sankcje, katalog naruszeń, okres przejściowy: ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Ogłoszenia o awarii i niedostępności: Biuletyn Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
Najczęstsze pytania
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Najpierw sprawdź, czy Ministerstwo Finansów ogłosiło niedostępność albo awarię KSeF, bo od tego zależy tryb pracy i termin przesłania faktur. Ogłoszenia są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów i w oprogramowaniu interfejsowym. Bez ogłoszenia pozostaje tryb offline24 z decyzji wystawcy. Zapisz, gdzie i o której sprawdzono ogłoszenia.
Ile jest dni na przesłanie faktur po awarii KSeF?
W trybie awaryjnym przy ogłoszonej awarii KSeF na przesłanie faktur jest 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Przy ogłoszonej niedostępności faktury przesyła się następnego dnia roboczego po jej zakończeniu. Sposób liczenia terminów przy nakładających się trybach sprawdź na ksef.podatki.gov.pl.
Czy po awarii całkowitej KSeF trzeba dosłać faktury do systemu?
Nie, awaria całkowita to jedyny tryb, w którym faktur nie przesyła się później do systemu. Wystawia się je poza KSeF, bez obowiązku stosowania struktury FA(3), i nie otrzymują numeru KSeF. Dotyczy to także wcześniejszych, jeszcze nieprzesłanych faktur z trybu offline24, co warto odnotować w karcie zdarzenia.
Jaka kara grozi za nieprzesłanie faktury po awarii KSeF w terminie?
Kara sięga 100 % kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku 18,7 % kwoty należności ogółem. Przepisy o karach stosuje się do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku. Nie obejmują one faktur, z których obowiązek przesłania zdjęła ogłoszona awaria całkowita.
Z tej serii
Ten poradnik porządkuje wiedzę operacyjną i nie jest poradą podatkową ani prawną; w sprawach stawek, odliczeń i kwalifikacji transakcji decyduje Twoja księgowa albo doradca podatkowy.