Odejście osoby, która w firmie wystawiała faktury, to nie jest wyłącznie sprawa kadrowa. Zostaje po niej aktywny dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur, prawdopodobnie certyfikat wystawiony na jej dane i, najczęściej, cała wiedza o tym, co robić, gdy system nie odpowiada. Poniżej jest lista czynności ułożona tak, żeby dało się ją wykonać w dniu rozstania, oraz wyjaśnienie, dlaczego jedna z tych rzeczy nie leży po stronie firmy.
Odebranie uprawnień: w dniu zakończenia pracy, nie „przy okazji"
Uprawnienia odbiera się w dacie zakończenia pracy, a nie wtedy, gdy ktoś sobie o tym przypomni przy zamykaniu miesiąca. Termin ma być jeden i wpisany do listy czynności obok zdania sprzętu i wyłączenia poczty. Odbiera je osoba, która w firmie zarządza uprawnieniami, w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo w programie zintegrowanym z systemem, w zależności od tego, jak firma pracuje.
Zwróć uwagę na dwie rzeczy przy okazji. Po pierwsze, uprawnienie właścicielskie jest systemowe, wynika z numeru identyfikacji podatkowej podatnika i nie nadaje się go ani nie odbiera drugiej osobie. Odchodzący pracownik nigdy takiego uprawnienia nie miał, choćby w firmie mówiło się, że „prowadził KSeF". Miał uprawnienia nadane i to je się odbiera. Po drugie, jeżeli odchodząca osoba sama nadawała komuś uprawnienia, samo odebranie jej dostępu nie zamyka wpisów, które utworzyła. Trzeba je przejrzeć osobno.
Certyfikat wystawiony na osobę: czego firma nie może zrobić
To najczęstsze zaskoczenie w całej tej liście. Operacje w systemie wykonuje się wyłącznie na własnych certyfikatach. Firma nie unieważni certyfikatu, który został wydany na numer PESEL odchodzącej osoby, bo ten certyfikat należy do niej, a nie do pracodawcy. Nie ma tu przycisku, którego szukasz.
Co firma zrobić może: odebrać tej osobie uprawnienia w systemie i zażądać, żeby unieważniła własny certyfikat. Odebranie uprawnień jest tu czynnością skuteczną, bo bez nadanego uprawnienia nikt nie wystawi ani nie pobierze faktury, nawet mając ważny certyfikat. Żądanie unieważnienia warto mieć jednak na piśmie i warto je oprzeć na zapisie w dokumentach wewnętrznych, wprowadzonym zawczasu, a nie negocjowanym w dniu rozstania.
Inaczej wygląda sprawa certyfikatu wydanego na numer identyfikacji podatkowej podmiotu. Ten unieważnia osoba uprawniona po stronie firmy, ale przed unieważnieniem trzeba ustalić dwie rzeczy: komu ten certyfikat był udostępniony i co przestanie działać po jego unieważnieniu. Jeżeli certyfikat obsługuje wystawianie faktur w programie albo tworzenie drugiego kodu na wizualizacjach faktur z trybu offline24, unieważnienie go bez przygotowania zatrzyma fakturowanie całej firmie, a nie tylko odchodzącemu pracownikowi.
Warto tu przypomnieć różnicę, która przy takich decyzjach ratuje sytuację: certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania w systemie, a certyfikat typu 2 do utworzenia drugiego kodu na wizualizacji faktury wystawionej poza systemem i udostępnianej przed jej przesłaniem. To dwie różne funkcje i „mamy certyfikat" nie oznacza, że firma ma ten, którego potrzebuje. Okresy ważności certyfikatów i tryb ich odnowienia sprawdź na ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef/, bo to element zmienny.
Przegląd matrycy dostępów
Odejście pracownika to najlepszy moment na przegląd całości, bo i tak ktoś siada do rejestru uprawnień. Matryca dostępów to prosta tabela: kto, jaki zakres, od kiedy, kto nadał, kiedy sprawdzono po raz ostatni.
| Osoba lub podmiot | Zakres | Kto nadał | Data nadania | Status |
|---|---|---|---|---|
| pracownik działu sprzedaży | wystawianie faktur | właściciel | data nadania | aktywne |
| biuro rachunkowe | dostęp do faktur | właściciel | data nadania | aktywne |
| były pracownik | wystawianie faktur | właściciel | data nadania | odebrane w dniu zakończenia pracy |
Przy przeglądzie zadaj trzy pytania. Czy jest tu ktoś, kogo już nie ma w firmie albo z kim nie ma umowy. Czy ktoś ma szerszy zakres, niż wynika z jego zadań, na przykład zarządzanie uprawnieniami nadane kiedyś doraźnie. Czy ktoś oprócz osoby zarządzającej uprawnieniami może dziś wystawić fakturę, gdyby ta osoba była nieobecna. Pełną listę zakresów uprawnień i ich nazwy widoczne na ekranie sprawdź na ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/, bo nazewnictwo bywa aktualizowane.
Ryzyko „wiedza w jednej głowie"
Odebranie uprawnień jest łatwe. Trudne jest to, że wraz z człowiekiem wychodzi wiedza, której nikt nie spisał. Sprawdzianem nie jest zwykły dzień, tylko dzień, w którym system nie odpowiada.
Firma Bukowa Aleja rozstaje się z osobą od fakturowania w piątek. Uprawnienia odbiera tego samego dnia, wszystko wygląda w porządku. W następny wtorek program nie łączy się z systemem. Nikt nie wie, czy to awaria po stronie firmy, czy sytuacja ogłoszona przez Ministerstwo Finansów, gdzie sprawdzić ogłoszenie, ani czy fakturę można wystawić w trybie offline24 i do kiedy trzeba ją potem przesłać. Nikt też nie wie, czy firma ma certyfikat pozwalający wystawić prawidłową wizualizację, gdy obowiązuje reguła dwóch kodów. Odchodząca osoba to wiedziała i nikt jej o to nie zapytał przed odejściem.
Co z tym zrobić w firmie
- Dopisz do listy czynności przy zakończeniu pracy trzy pozycje: odebranie uprawnień w KSeF w dacie zakończenia, pisemne żądanie unieważnienia certyfikatu wystawionego na dane osoby oraz sprawdzenie, czy ta osoba nadawała komuś uprawnienia.
- Zanim unieważnisz certyfikat wystawiony na dane firmy, wypisz, co go używa. Unieważnienie w ciemno zatrzymuje fakturowanie.
- Zrób przegląd matrycy dostępów przy okazji odejścia, a poza tym cyklicznie, w stałym terminie. Rejestr pokaże stan, ale nie odpowie, czy ten stan jest uzasadniony.
- Zadbaj, żeby co najmniej dwie osoby umiały wykonać podstawowe czynności: wystawić fakturę, sprawdzić, czy dostała numer, i wiedzieć, gdzie szukać ogłoszenia o niedostępności albo awarii systemu.
- Przeprowadź rozmowę przekazującą przed ostatnim dniem, nie po nim. Po odejściu nie ma już do kogo zadzwonić, a dostępu tej osoby i tak nie wolno zostawiać włączonego „na wszelki wypadek".
Spisanie tych ról, kroków i terminów tak, żeby działały bez konkretnego człowieka, to osobna robota, którą porządkuje się procedurą.
Źródła i data sprawdzenia
- Certyfikaty KSeF, typ 1 i typ 2, operacje na własnych certyfikatach, okresy ważności: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Model uprawnień, zakresy uprawnień, zarządzanie uprawnieniami: ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Tryb offline24, termin przesłania faktury: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Kody weryfikujące na wizualizacji faktury: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)