Co robi
Prowadzi przez comiesięczne przygotowanie paczki dla biura rachunkowego. Przechodzi z Tobą przez wszystkie źródła dokumentów, nie tylko skrzynkę mailową, pokazuje, czego zwykle brakuje, układa opisy nietypowych wydatków z samych faktów i zamienia wszystko, czego nie wolno mu rozstrzygnąć, w konkretne pytania do księgowej.
Na wyjściu dostajesz cztery rzeczy: listę do wysłania, listę do sprawdzenia, gotowe opisy do dopisania na dokumentach i pytania gotowe do skopiowania w mail.
Dla kogo
Właściciele jednoosobowych działalności i małych firm, którzy współpracują z biurem rachunkowym i co miesiąc przechodzą przez tę samą rundę: wysyłka, mail od księgowej z listą braków, dosyłka, telefon. Także osoby, które właśnie zaczęły działalność i nie wiedzą jeszcze, co w ogóle się wysyła.
Przykład z życia
Marek prowadzi jednoosobową firmę projektową. Za czerwiec wysyła do biura 23 faktury i wyciąg z konta firmowego, przekonany, że to komplet.
Skill nie zagląda w te faktury, zadaje pytania. Pyta o subskrypcje płacone kartą i Marek dolicza trzy panele, z których nic nie przychodzi mailem: Adobe, Google Workspace i Canva. Pobiera z nich faktury: 812 zł. Pyta o inne rachunki firmowe i Marek przypomina sobie o Revolucie, na którym trzyma płatności od klienta z Niemiec. Prosi o zakres numerów faktur sprzedaży za czerwiec i przy numerze 14 widać dziurę, Marek ją anulował i wyrzucił, a anulowana też jedzie do biura. Pyta, czy w miesiącu był zakup droższy niż kilka tysięcy złotych, i wychodzi laptop za 6 400 zł kupiony 12 czerwca, który poszedł w paczce jako zwykła faktura, bez słowa komentarza.
Skill nie mówi Markowi, jak ująć laptopa, układa pytanie: „Laptop za 6 400 zł, kupiony 12.06, używany wyłącznie do pracy. Wpisujesz go jednorazowo czy rozkładasz w czasie?”. Marek wysyła jeden mail zamiast prowadzić korespondencję przez tydzień.
Ile Ci to oszczędza
Zebranie dokumentów zajmuje zwykle godzinę, a i tak kończy się dwoma, trzema dosyłkami przez następny tydzień. Każda dosyłka to mail w obie strony i przerwana praca po obu stronach.
Ze skillem robisz to raz: paczka wychodzi bez braków, które wracają najczęściej, a reszta jest już zadana jako pytanie zamiast czekać na wykrycie przez księgową.
Jak po polsku
Zbudowany wyłącznie pod polski rytm rozliczeń. Zna trzy punkty miesiąca, termin biura, dzień składek i okolice 25., i wie, że dzień składek zależy od formy prawnej firmy, a przy rozliczeniu kwartalnym część punktów wypada tylko co trzeci miesiąc. Wie też, że dokument dostarczony po terminie nie przepada, tylko wraca jako korekta.
Zna braki, które w Polsce wracają najczęściej: faktury z zagranicznych subskrypcji, których nikt nie pobiera z paneli, dziury w numeracji faktur sprzedaży, wydatki opłacone prywatną kartą, prowizje z Allegro i bramek płatniczych, paragony z NIP do 450 zł, drugi rachunek, o którym właściciel zapomina, że jest firmowy.
Obsługuje pracę z KSeF od strony praktycznej: że uprawnienia dla biura to osobna czynność, bez której księgowa nie widzi nic; że poza systemem nadal zostają paragony, wyciągi, umowy i faktury zagraniczne; i że pojawił się nowy obowiązek, przejrzenie tego, co do systemu wpadło, zanim ktoś to zaksięguje.
Zna też listę rzeczy, których księgowa nie ma skąd wiedzieć: nowa osoba w firmie, pierwsza sprzedaż za granicę, sprzęt wprowadzony z majątku prywatnego, pismo z urzędu, planowana zmiana formy opodatkowania.
Czego potrzebujesz
Dowolny płatny plan Claude. Wystarczy opisać, co masz, możesz też wrzucić listę plików, zrzut z folderu albo same faktury. Żadnych konektorów, kont ani konfiguracji.
Na czym się wywala
- Nie wie, czego chce Twoje biuro. Praktyka biur rachunkowych różni się w rzeczach podstawowych, czy przyjmują paragony, jakich oznaczeń używają, do którego dnia miesiąca czekają. Skill poda typowy rytm i zaznaczy, że to ustalenie z biura, ale nie zastąpi jednej rozmowy na starcie współpracy.
- Widzi tylko to, co mu pokażesz. Nie ma dostępu do Twojego banku, poczty ani programu do faktur. Jeśli zapomnisz wspomnieć o drugim rachunku, skill nie zgadnie, że istnieje, może tylko zapytać, czy jest.
- Nie sprawdza, czy paczka się liczbowo zgadza. Nie zsumuje faktur, nie porówna ich z wyciągiem i nie wykryje, że jednej brakuje, jeśli nie zostawiła śladu w tym, co mu dałeś. Znajduje braki typowe, nie wszystkie.
- Nie rozstrzyga Twojej sytuacji w KSeF. System działa i obowiązek obejmuje już zdecydowaną większość firm, ale zostały wyjątki i przesunięcia dla najmniejszych. Skill nie orzeka, czy mieścisz się w którymś z nich, mówi, o co zapytać biuro.
- Nie przeczyta stosu skanów za Ciebie. Do przepisywania faktur do tabeli służy inny skill z tego katalogu.
Czego ten skill nie robi celowo
Nie mówi, czy coś jest kosztem. Nie liczy VAT do odliczenia, nie przypisuje stawek ani kodów, nie podpowiada, jaką część wydatku ująć. Nie tworzy dokumentów księgowych, dowodów wewnętrznych, not, ewidencji przebiegu. Nie doradza formy opodatkowania. Jeśli poprosisz, odmówi i wróci do kompletowania paczki.
Ma to konkretny powód. Kwalifikacja wydatku zależy od rzeczy, których żaden model nie widzi: formy opodatkowania, historii firmy, ustaleń z urzędem, tego, jak faktycznie używasz sprzętu. Odpowiedź „chyba tak” kosztuje korektę i odsetki, a odpowiada za nią przedsiębiorca, nie narzędzie.
Jest też druga granica, subtelniejsza: opis wydatku pisany jest z faktów, nie pod skutek. Skill nie ułoży Ci zdania, które ma księgową do czegoś przekonać. Opis, który dopisujesz na fakturze, jest Twoim oświadczeniem i to Ty się pod nim podpisujesz, więc ma być prawdziwy, nie skuteczny.
Jak zainstalować
- Podaj e-mail w panelu „Pobierz za darmo”, wyślemy link do pliku
przygotowanie-do-ksiegowej.skill. - Claude: Ustawienia › Umiejętności › Prześlij umiejętność. ChatGPT: Skills › Upload from your computer.
- Otwórz nową rozmowę i opisz, czego potrzebujesz. Umiejętność uruchomi się sama, nie musisz jej wywoływać z nazwy.
Najczęstsze pytania
Jakie dokumenty co miesiąc wysłać do księgowej?
To zależy od firmy, dlatego skill najpierw pyta o formę działalności, VAT, pracowników i umowę z biurem, a potem przechodzi z Tobą przez wszystkie źródła dokumentów, nie tylko skrzynkę mailową. Na końcu dostajesz listę do wysłania, listę do sprawdzenia, opisy nietypowych wydatków i pytania do księgowej.
Czy AI powie mi, czy wydatek jest kosztem firmy?
Nie, to decyzja księgowej i skill przy niej się zatrzymuje. Nie liczy VAT do odliczenia, nie przypisuje stawek ani kodów i nie tworzy dowodów wewnętrznych. Opisze za to wydatek samymi faktami, czyli co, kiedy, po co i dla kogo, i ułoży pytanie, które zadasz księgowej.
O czym najczęściej zapominam przy wysyłce dokumentów do biura?
Najczęściej o fakturach z zagranicznych subskrypcji, których nikt nie pobiera z paneli, o dziurach w numeracji faktur sprzedaży, o wydatkach opłaconych prywatną kartą i o drugim rachunku firmowym. Skill pyta o każdą z tych rzeczy, a także o prowizje z Allegro i bramek płatniczych.
Czy przez KSeF nie muszę już wysyłać dokumentów do biura?
Nie całkiem, bo poza systemem nadal zostają paragony, wyciągi, umowy i faktury zagraniczne. Skill przypomina też, że biuro potrzebuje osobno nadanych uprawnień w KSeF, bez których księgowa nic nie widzi, i że to, co wpadło do systemu, trzeba przejrzeć, zanim ktoś to zaksięguje.
Jak zacząć przygotowanie paczki dokumentów za miesiąc?
Wystarczy opisać, co masz za dany miesiąc, albo wrzucić listę plików, zrzut folderu lub same faktury. Skill zada jedno zbiorcze pytanie o formę działalności, VAT, sposób rozliczenia, pracowników i umowę z biurem, a potem prowadzi dalej, bez konektorów, kont i konfiguracji.
Ile kosztuje skill do przygotowania dokumentów dla księgowej?
Nic, skill jest darmowy i udostępniony na licencji GPL, a plik .skill dostajesz linkiem na e-mail po podaniu adresu na karcie skilla. W Claude działa na dowolnym płatnym planie, w ChatGPT wymaga planu Business, Enterprise, Edu lub Healthcare, a w Gemini w Polsce instrukcje wkleja się do rozmowy albo Gema.
Z tej samej dziedziny
Ten skill ma pracować w całym zespole? Jeśli zadanie powtarza się u kilku osób, warto uzgodnić dane wejściowe, sposób sprawdzania wyniku i odpowiedzialność. Digital Xperts pomoże ocenić, czy wystarczy wspólny szablon, czy potrzebne jest dopasowanie narzędzia albo integracja. Sprawdź możliwość wdrożenia w firmie z Digital Xperts
Materiał informacyjny. Nie zastępuje porady prawnej, podatkowej ani kadrowej.