Przygotowanie do księgowej

Dla kogo

Właściciele jednoosobowych działalności i małych firm, którzy współpracują z biurem rachunkowym i co miesiąc przechodzą przez tę samą rundę: wysyłka, mail od księgowej z listą braków, dosyłka, telefon. Także osoby, które właśnie zaczęły działalność i nie wiedzą jeszcze, co w ogóle się wysyła.

Ile Ci to oszczędza

Zebranie dokumentów zajmuje zwykle godzinę, a i tak kończy się dwoma–trzema dosyłkami przez następny tydzień. Każda dosyłka to mail w obie strony i przerwana praca po obu stronach.

Ze skillem robisz to raz: paczka wychodzi bez braków, które wracają najczęściej, a reszta jest już zadana jako pytanie zamiast czekać na wykrycie przez księgową.

Przykład z życia

Marek prowadzi jednoosobową firmę projektową. Za czerwiec wysyła do biura 23 faktury i wyciąg z konta firmowego, przekonany, że to komplet.

Skill nie zagląda w te faktury — zadaje pytania. Pyta o subskrypcje płacone kartą i Marek dolicza trzy panele, z których nic nie przychodzi mailem: Adobe, Google Workspace i Canva. Pobiera z nich faktury: 812 zł. Pyta o inne rachunki firmowe i Marek przypomina sobie o Revolucie, na którym trzyma płatności od klienta z Niemiec. Prosi o zakres numerów faktur sprzedaży za czerwiec i przy numerze 14 widać dziurę — Marek ją anulował i wyrzucił, a anulowana też jedzie do biura. Pyta, czy w miesiącu był zakup droższy niż kilka tysięcy złotych, i wychodzi laptop za 6 400 zł kupiony 12 czerwca, który poszedł w paczce jako zwykła faktura, bez słowa komentarza.

Skill nie mówi Markowi, jak ująć laptopa — układa pytanie: „Laptop za 6 400 zł, kupiony 12.06, używany wyłącznie do pracy. Wpisujesz go jednorazowo czy rozkładasz w czasie?”. Marek wysyła jeden mail zamiast prowadzić korespondencję przez tydzień.

Jak po polsku

Zbudowany wyłącznie pod polski rytm rozliczeń. Zna trzy punkty miesiąca — termin biura, dzień składek i okolice 25. — i wie, że dzień składek zależy od formy prawnej firmy, a przy rozliczeniu kwartalnym część punktów wypada tylko co trzeci miesiąc. Wie też, że dokument dostarczony po terminie nie przepada, tylko wraca jako korekta.

Zna braki, które w Polsce wracają najczęściej: faktury z zagranicznych subskrypcji, których nikt nie pobiera z paneli, dziury w numeracji faktur sprzedaży, wydatki opłacone prywatną kartą, prowizje z Allegro i bramek płatniczych, paragony z NIP do 450 zł, drugi rachunek, o którym właściciel zapomina, że jest firmowy.

Obsługuje pracę z KSeF od strony praktycznej: że uprawnienia dla biura to osobna czynność, bez której księgowa nie widzi nic; że poza systemem nadal zostają paragony, wyciągi, umowy i faktury zagraniczne; i że pojawił się nowy obowiązek — przejrzenie tego, co do systemu wpadło, zanim ktoś to zaksięguje.

Zna też listę rzeczy, których księgowa nie ma skąd wiedzieć: nowa osoba w firmie, pierwsza sprzedaż za granicę, sprzęt wprowadzony z majątku prywatnego, pismo z urzędu, planowana zmiana formy opodatkowania.

Czego potrzebujesz

Dowolny płatny plan Claude. Wystarczy opisać, co masz — możesz też wrzucić listę plików, zrzut z folderu albo same faktury. Żadnych konektorów, kont ani konfiguracji.

Gdzie działa

Plik jest zgodny z otwartym standardem Agent Skills, więc ten sam folder działa w wielu narzędziach. „Format zgodny” znaczy, że powinien zadziałać, ale nie uruchomiliśmy go tam sami — a piszemy tylko o tym, co sprawdziliśmy.

Na czym się wywala

• Nie wie, czego chce Twoje biuro. Praktyka biur rachunkowych różni się w rzeczach podstawowych — czy przyjmują paragony, jakich oznaczeń używają, do którego dnia miesiąca czekają. Skill poda typowy rytm i zaznaczy, że to ustalenie z biura, ale nie zastąpi jednej rozmowy na starcie współpracy.
• Widzi tylko to, co mu pokażesz. Nie ma dostępu do Twojego banku, poczty ani programu do faktur. Jeśli zapomnisz wspomnieć o drugim rachunku, skill nie zgadnie, że istnieje — może tylko zapytać, czy jest.
• Nie sprawdza, czy paczka się liczbowo zgadza. Nie zsumuje faktur, nie porówna ich z wyciągiem i nie wykryje, że jednej brakuje, jeśli nie zostawiła śladu w tym, co mu dałeś. Znajduje braki typowe, nie wszystkie.
• Nie rozstrzyga Twojej sytuacji w KSeF. System działa i obowiązek obejmuje już zdecydowaną większość firm, ale zostały wyjątki i przesunięcia dla najmniejszych. Skill nie orzeka, czy mieścisz się w którymś z nich — mówi, o co zapytać biuro.
• Nie przeczyta stosu skanów za Ciebie. Do przepisywania faktur do tabeli służy inny skill z tego katalogu.

Czego ten skill nie robi celowo

Nie mówi, czy coś jest kosztem. Nie liczy VAT do odliczenia, nie przypisuje stawek ani kodów, nie podpowiada, jaką część wydatku ująć. Nie tworzy dokumentów księgowych — dowodów wewnętrznych, not, ewidencji przebiegu. Nie doradza formy opodatkowania. Jeśli poprosisz — odmówi i wróci do kompletowania paczki.

Ma to konkretny powód. Kwalifikacja wydatku zależy od rzeczy, których żaden model nie widzi: formy opodatkowania, historii firmy, ustaleń z urzędem, tego, jak faktycznie używasz sprzętu. Odpowiedź „chyba tak” kosztuje korektę i odsetki, a odpowiada za nią przedsiębiorca, nie narzędzie.

Jest też druga granica, subtelniejsza: opis wydatku pisany jest z faktów, nie pod skutek. Skill nie ułoży Ci zdania, które ma księgową do czegoś przekonać. Opis, który dopisujesz na fakturze, jest Twoim oświadczeniem i to Ty się pod nim podpisujesz — więc ma być prawdziwy, nie skuteczny.

Instalacja