Terminy Krajowego Systemu e-Faktur były przesuwane tyle razy, że wiele firm przestało je śledzić i zapamiętało jedną datę zamiast kilku. To kosztowna oszczędność uwagi, bo daty dotyczą różnych rzeczy: osobno wystawiania, osobno odbierania faktur, osobno wyjątku dla najmniejszej sprzedaży. Poniżej masz cały harmonogram razem z regułami, według których sprawdzisz, gdzie w nim jest Twoja firma.
Dwie daty wystawiania i jeden rok bazowy
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku, czyli wartość brutto, za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł.
Trzy elementy tej reguły trzeba czytać razem, bo pominięcie któregokolwiek przesuwa firmie datę startu:
- rok bazowy to 2024, a nie rok poprzedzający start i nie rok bieżący;
- wartość jest brutto, czyli razem z podatkiem, a nie netto;
- próg to 200 mln zł, liczone od wartości sprzedaży, a nie od dowolnie rozumianego obrotu.
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania objął pozostałych podatników. Dla większości firm w Polsce to jest właśnie ta data, choć w rozmowach najczęściej pada pierwsza z dwóch.
Jak to sprawdzić u siebie: sięgnij po rozliczenia za 2024 rok, ustal wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku i zestaw ją z progiem. Jeżeli wynik jest blisko granicy albo jeżeli w 2024 roku firma zmieniała formę prawną, łączyła się lub dzieliła, ustalenie właściwej wartości poproś o potwierdzenie u księgowej albo doradcy podatkowego. To kwestia kwalifikacji danych, nie kwestia odczytania harmonogramu.
Odbieranie faktur: data, o której zapomina się najczęściej
Obowiązek odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur działa od 1 lutego 2026 roku i dotyczy wszystkich podatników. Także tych, którzy z wystawianiem w systemie zaczynają później, i tych, którzy korzystają z wyjątku dla najmniejszej sprzedaży fakturowanej.
To rozdzielenie jest kluczowe i bywa źródłem realnych strat. Firma, która uznała, że „KSeF jej jeszcze nie dotyczy”, i nie zaglądała do systemu, mogła przez tygodnie nie widzieć faktur zakupowych, które kontrahenci prawidłowo tam wystawili. Faktura wystawiona w systemie jest udostępniana nabywcy w systemie i nie zależy od tego, czy nabywca sam wystawia tam swoje dokumenty.
Jak to sprawdzić u siebie: ustal, kto w firmie ma nadane uprawnienie do dostępu do faktur i kto faktycznie pobiera dokumenty zakupowe. Jeżeli odpowiedź brzmi „chyba biuro rachunkowe”, to znaczy, że nikt tego nie pilnuje.
Wyjątek dla najmniejszej sprzedaży fakturowanej
Do 31 grudnia 2026 roku działa wyjątek epizodyczny dla najmniejszej sprzedaży fakturowanej. Dopóki wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł, faktury można wystawiać poza systemem. Liczy się wartość faktur wystawionych w miesiącu, a nie ogólny obrót firmy. Obowiązek powstaje od tej faktury, którą limit zostaje przekroczony, a nie od kolejnego miesiąca. Wyjątek dotyczy wyłącznie wystawiania i nie zdejmuje obowiązku odbierania faktur w systemie.
Czego 1 stycznia 2027 roku NIE oznacza
Z końcem 2026 roku kończy się opisany wyżej wyjątek epizodyczny. To wszystko, co ta data znaczy w tym obszarze.
Nie znaczy natomiast, że od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmuje wszystkich i wszystko. Stałe wyłączenia zostają, w tym faktury wystawiane konsumentom oraz określone wyłączenia podmiotowe i przedmiotowe. Zdanie „od 2027 roku wszyscy wystawiają wszystko w KSeF”, które krąży po szkoleniach i grupach branżowych, jest po prostu nieprawdziwe, a firma, która na nim oprze swoją instrukcję wewnętrzną, opisze sobie proces, którego nie ma.
Osobno warto odnotować dwie rzeczy z tym samym horyzontem czasowym. Faktury z kas rejestrujących oraz paragony z numerem identyfikacji podatkowej uznawane za faktury uproszczone to rozwiązanie przejściowe do końca 2026 roku, więc nie wpisuj ich sobie do dokumentów jako trwałej kategorii „poza systemem”. Z kolei faktury dla nabywców zagranicznych nie są automatycznie poza systemem: sam zagraniczny nabywca tego nie przesądza, polski wystawca zwykle wystawia fakturę w systemie, a nabywcy udostępnia ją w sposób z nim uzgodniony.
Jak to wygląda w praktyce
Hurtownia opakowań „Kartonex” miała za 2024 rok sprzedaż brutto na poziomie kilkunastu milionów złotych, więc do progu 200 mln zł jej daleko. Obowiązek wystawiania w systemie objął ją zatem 1 kwietnia 2026 roku, a nie 1 lutego 2026 roku.
Ale jej dostawca folii, duża grupa produkcyjna, przekroczył próg i zaczął wystawiać faktury w systemie już 1 lutego 2026 roku. Od tego dnia „Kartonex” musiał je w systemie odbierać, choć sam wystawiał jeszcze poza nim przez dwa miesiące. Gdyby nikt w firmie nie miał nadanego dostępu do faktur, przez luty i marzec dokumenty zakupowe od tego dostawcy byłyby dla firmy niewidoczne, mimo że zostały wystawione prawidłowo.
Ten sam wzorzec dotyczy najmniejszych firm. Jednoosobowa pracownia stolarska, która w miesiącu wystawia faktury na 6 tys. zł brutto i do końca 2026 roku korzysta z wyjątku, i tak od 1 lutego 2026 roku odbiera swoje faktury zakupowe w systemie.
Co z tym zrobić w firmie
- Ustal i zapisz swoją datę wystawiania. Wynik przeliczenia za 2024 rok wraz z kwotą, na podstawie której wyszedł, trzymaj w jednym miejscu, żeby nikt nie liczył tego drugi raz z pamięci.
- Sprawdź, kto odbiera faktury zakupowe i jak często. Wyznacz osobę i rytm, na przykład każdego dnia roboczego, oraz zastępstwo na czas urlopu.
- Jeżeli korzystasz z wyjątku dla najmniejszej sprzedaży, prowadź bieżące zestawienie wartości brutto faktur w miesiącu. Bez niego nie zauważysz faktury, która przekracza limit, a to od niej zaczyna się obowiązek.
- Wpisz do kalendarza koniec 2026 roku jako moment przeglądu, a nie jako moment paniki. Wtedy wygasa wyjątek epizodyczny i rozwiązanie przejściowe dla faktur z kas rejestrujących.
- Nazwij role. Kto wystawia, kto odbiera, kto pilnuje limitu, kto reaguje, gdy system nie działa. Spisanie tych ról i kroków w jeden dokument to osobna robota, którą porządkuje się firmową procedurą.
Harmonogram i progi należą do wartości, które w tym obszarze zmieniały się najczęściej, więc przed każdą decyzją wiążącą dla firmy potwierdź aktualny stan na stronach Ministerstwa Finansów wskazanych niżej.
Źródła i data sprawdzenia
- Harmonogram, próg i rok bazowy, obowiązek odbierania faktur, limit 10 tys. zł, wyłączenia stałe: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Faktury dla nabywców zagranicznych, status dokumentów wystawionych poza systemem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/najczestsze-pytania/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)