Co dokładnie mówi reguła
Do 31 grudnia 2026 roku działa wyjątek epizodyczny dla najmniejszej sprzedaży fakturowanej. Dopóki w danym miesiącu wartość brutto wystawionych faktur nie przekracza 10 tys. zł, faktury można wystawiać poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Trzy rzeczy w tej regule decydują o wszystkim:
- Liczy się wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu, czyli razem z kwotą podatku, a nie wartość netto.
- Liczy się wartość faktur, a nie ogólny obrót firmy. To nie jest limit przychodu ani limit sprzedaży. Sprzedaż, której nie dokumentujesz fakturą, do tego zestawienia nie wchodzi.
- Do zestawienia wchodzą faktury wystawione poza systemem, zarówno papierowe, jak i elektroniczne wysyłane inną drogą niż system.
Limit jest miesięczny, więc rozlicza się go w obrębie miesiąca, a nie narastająco od początku roku.
Od której faktury powstaje obowiązek
To jest miejsce, w którym najczęściej powstaje błąd kosztowny w skutkach. Obowiązek wystawiania w systemie powstaje od tej faktury, którą limit zostaje przekroczony, a nie od pierwszego dnia następnego miesiąca.
Innymi słowy: faktura, która przekracza 10 tys. zł w danym miesiącu, jest już fakturą do wystawienia w systemie. Nie ma tu okresu przejściowego do końca miesiąca ani dnia karencji. Kto zakłada, że „w tym miesiącu jeszcze dopiszę na papierze, a od pierwszego zaczynam w systemie”, wystawia poza systemem dokumenty, które powinny powstać w systemie.
Praktyczna konsekwencja jest taka, że zestawienie wartości faktur trzeba prowadzić przed wystawieniem kolejnej faktury, a nie po zamknięciu miesiąca. Zestawienie robione „przy okazji przekazywania dokumentów do księgowej” jest w tym zastosowaniu bezużyteczne, bo powstaje po fakcie.
Pułapka: odbieranie faktur obowiązuje niezależnie
Wyjątek dotyczy wyłącznie wystawiania. Obowiązek odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur działa od 1 lutego 2026 roku i dotyczy wszystkich podatników, także tych, którzy korzystają z wyjątku dla najmniejszej sprzedaży fakturowanej.
Mała firma, która wystawia swoje faktury na papierze zgodnie z wyjątkiem, i tak musi odbierać w systemie faktury zakupowe od swoich dostawców. Jeżeli nikt w firmie nie ma nadanego uprawnienia do dostępu do faktur i nikt do systemu nie zagląda, dokumenty zakupowe leżą tam niezauważone. Nie przychodzą mailem, nie przychodzą pocztą i nikt o nich nie przypomina.
To najczęściej pomijana konsekwencja tego wyjątku, bo w potocznym rozumieniu „nie dotyczy mnie KSeF” brzmi jak zdanie o całym systemie, a nie o jednej czynności.
Co się dzieje z końcem 2026 roku
Wyjątek kończy się 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku nie ma już możliwości wystawiania faktur poza systemem z powołaniem się na niską miesięczną wartość sprzedaży fakturowanej.
Uwaga na skrót myślowy, który z tego wyrasta. Koniec tego wyjątku nie oznacza, że od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmuje wszystkich i wszystko. Stałe wyłączenia zostają, w tym faktury wystawiane konsumentom oraz określone wyłączenia podmiotowe i przedmiotowe. Kończy się jedno konkretne rozwiązanie epizodyczne, a nie cała lista wyłączeń.
Z tym samym horyzontem czasowym wygasa jeszcze jedno rozwiązanie, o którym warto pamiętać przy planowaniu: faktury z kas rejestrujących oraz paragony z numerem identyfikacji podatkowej uznawane za faktury uproszczone to rozwiązanie przejściowe do końca 2026 roku.
Jak to wygląda w praktyce
Pracownia krawiecka „Nitka” wystawia kilka faktur miesięcznie, głównie dla firm z okolicy, i korzysta z wyjątku. W marcu wystawiła kolejno: 2 400 zł brutto, 1 900 zł brutto i 3 100 zł brutto. Suma po trzech fakturach to 7 400 zł brutto, więc limit nie został przekroczony.
Czwarte zlecenie to zamówienie na firmowe uniformy o wartości 4 200 zł brutto. Po jego dopisaniu suma miesiąca wyniosłaby 11 600 zł brutto, czyli powyżej 10 tys. zł. To znaczy, że właśnie ta faktura jest fakturą do wystawienia w Krajowym Systemie e-Faktur, a nie dopiero pierwsza faktura kwietniowa.
Gdyby właścicielka policzyła miesiąc dopiero na początku kwietnia, dowiedziałaby się o przekroczeniu limitu po wystawieniu dokumentu, kiedy na decyzję o formie wystawienia jest już za późno.
W kwietniu zestawienie zaczyna się od zera, bo limit jest miesięczny. Nie znaczy to jednak, że firma automatycznie wraca do papieru: to, jak wygląda sytuacja po przekroczeniu limitu w poprzednim miesiącu, warto potwierdzić przed pierwszą fakturą nowego miesiąca, a nie po niej.
Przez cały ten czas, niezależnie od tego, jak wychodzi limit, „Nitka” odbiera swoje faktury zakupowe w systemie.
Co z tym zrobić w firmie
- Prowadź bieżące zestawienie wartości brutto faktur wystawionych w miesiącu. Wystarczy jeden arkusz albo raport z programu, pod warunkiem że aktualizuje się przed wystawieniem kolejnej faktury.
- Wprowadź prosty próg ostrzegawczy. Na przykład przy 8 tys. zł w miesiącu sygnał, że kolejna większa faktura może być tą, która przekroczy limit.
- Sprawdź gotowość do wystawienia w systemie zanim będzie potrzebna. Uprawnienia, dostęp do programu i przećwiczone wystawienie jednej faktury to rzeczy, których nie da się zorganizować w dniu, w którym klient czeka na dokument.
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za odbieranie faktur zakupowych w systemie i rytm sprawdzania, razem z zastępstwem na czas nieobecności.
- Zaplanuj przegląd na koniec 2026 roku, bo wtedy wygasa wyjątek i rozwiązanie przejściowe dla faktur z kas rejestrujących.
Zapisanie tego wszystkiego jako ról, progów i kroków w jednym dokumencie firmowym to osobna robota, którą porządkuje się procedurą.
Sposób liczenia limitu miesięcznego należy do wartości, które w tym obszarze zmieniały się najczęściej, więc przed decyzją wiążącą dla firmy potwierdź aktualny stan na stronie wskazanej niżej. Pytania o kwalifikację konkretnej transakcji, stawkę i ujęcie w rozliczeniu rozstrzyga księgowa albo doradca podatkowy.
Źródła i data sprawdzenia
- Limit 10 tys. zł, zakres obowiązku, obowiązek odbierania faktur, wyłączenia stałe: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Status dokumentu wystawionego poza systemem, pytania i odpowiedzi: ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/najczestsze-pytania/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
Najczęstsze pytania
Czy przy małej sprzedaży można wystawiać faktury poza KSeF?
Tak, do 31 grudnia 2026 roku faktury można wystawiać poza KSeF, dopóki wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł. Liczy się wartość faktur razem z podatkiem, a nie ogólny obrót firmy. Limit jest miesięczny, więc nie sumuje się go od początku roku.
Od której faktury trzeba przejść na KSeF po przekroczeniu 10 tys. zł?
Obowiązek wystawiania w KSeF powstaje od tej faktury, którą limit 10 tys. zł zostaje przekroczony, a nie od kolejnego miesiąca. Nie ma okresu przejściowego ani dnia karencji. Dlatego zestawienie wartości faktur w miesiącu prowadzi się przed wystawieniem kolejnej faktury, a nie po zamknięciu miesiąca.
Czy przy wyjątku 10 tys. zł trzeba odbierać faktury w KSeF?
Tak, wyjątek dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Obowiązek odbierania faktur w KSeF działa od 1 lutego 2026 roku i obejmuje wszystkich podatników, także korzystających z wyjątku. Jeżeli nikt w firmie nie ma uprawnienia do dostępu do faktur, faktury zakupowe od dostawców leżą w systemie niezauważone.
Co się zmienia w KSeF od 1 stycznia 2027 roku dla małych firm?
Od 1 stycznia 2027 roku nie można już wystawiać faktur poza KSeF z powołaniem się na niską miesięczną wartość sprzedaży fakturowanej. Stałe wyłączenia zostają, w tym faktury dla konsumentów. Z końcem 2026 roku wygasa też rozwiązanie przejściowe dla faktur z kas rejestrujących i paragonów z numerem identyfikacji podatkowej.
Z tej serii
Ten poradnik porządkuje wiedzę operacyjną i nie jest poradą podatkową ani prawną; w sprawach stawek, odliczeń i kwalifikacji transakcji decyduje Twoja księgowa albo doradca podatkowy.