Od kiedy kary są stosowane
Przepisy o karach stosuje się do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku. Nie działają wstecz i nie obejmują naruszeń z 2026 roku.
Warto tę myśl formułować dokładnie tak, a nie jako „stosowanie kar jest zawieszone”. Różnica nie jest kosmetyczna. „Zawieszone” sugeruje, że coś już obowiązuje i tylko chwilowo nie jest egzekwowane, więc mogłoby zostać odwieszone z mocą wsteczną. Tu jest inaczej: znaczenie ma data samego naruszenia. Naruszenie z grudnia 2026 roku nie wchodzi do tego reżimu dlatego, że wydarzyło się przed granicą, a nie dlatego, że akurat nikt nie patrzył.
Praktyczny wniosek jest taki, że rok 2026 jest oknem na uporządkowanie procesu, a nie na jego odkładanie. Od 1 stycznia 2027 roku ten sam błąd ma inną cenę.
Katalog naruszeń objętych karą
Naruszenia są trzy i każde z nich odpowiada innemu momentowi procesu fakturowania.
- Niewystawienie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur mimo obowiązku. Firma miała wystawić dokument w systemie i tego nie zrobiła. To naruszenie „na wejściu”.
- Wystawienie faktury w okresie awarii albo niedostępności niezgodnie z udostępnionym wzorem. Tu firma zadziałała w trybie szczególnym, ale dokument nie odpowiada wzorowi, według którego w tym okresie należało go wystawić. To naruszenie „co do formy”.
- Nieprzesłanie w terminie do systemu faktury wystawionej w trybie offline24, w trybie awaryjnym albo w okresie niedostępności. Dokument powstał prawidłowo, ale nie trafił do systemu w wyznaczonym terminie. To naruszenie „na wyjściu” i w praktyce najbardziej podstępne, bo w chwili wystawienia wszystko wygląda dobrze.
Trzecie naruszenie ma istotne zastrzeżenie, opisane niżej.
Wysokość kar
- do 100 % kwoty podatku wykazanego na fakturze;
- przy fakturze bez wykazanego podatku: do 18,7 % kwoty należności ogółem.
Obie wartości są górnymi granicami, a nie kwotami naliczanymi automatycznie w pełnej wysokości. Skala jest jednak taka, że przy jednej większej fakturze mówimy o kwocie, która przewyższa roczny koszt uporządkowania procesu w firmie.
Zastrzeżenie: faktury zwolnione z przesłania przez awarię całkowitą
Trzecie naruszenie z katalogu, czyli nieprzesłanie faktury w terminie, nie obejmuje faktur, z których obowiązek przesłania zdjęła ogłoszona awaria całkowita.
Awaria całkowita jest jedynym z czterech trybów pracy bez dostępu do systemu, w którym nie ma późniejszego dosyłania. Faktury wystawia się wtedy poza systemem, bez obowiązku stosowania struktury FA(3), i nie przesyła się ich później do systemu, więc pozostają bez numeru KSeF. Co więcej, awaria całkowita zdejmuje obowiązek przesłania także z faktur wystawionych wcześniej: faktury wystawionej w trybie offline24 przed ogłoszeniem awarii całkowitej, a jeszcze nieprzesłanej, do systemu się nie przesyła. Tak samo faktury z okresu niedostępności, której termin przesłania zbiega się z awarią całkowitą.
Dla katalogu naruszeń znaczy to jedno: brak numeru KSeF przy takiej fakturze nie jest naruszeniem, tylko skutkiem trybu. Firma musi jednak umieć to wykazać, czyli mieć zapisane, która faktura powstała w którym trybie i kiedy ogłoszono awarię całkowitą. Bez takiej ewidencji dokument bez numeru KSeF wygląda dokładnie tak samo jak dokument, którego ktoś zapomniał przesłać.
Jak to wygląda w praktyce
Firma montażowa „Rygiel” pracuje głównie w terenie i regularnie korzysta z trybu offline24. W środę monter wystawia fakturę u klienta. Termin przesłania do systemu przypada na czwartek, czyli następny dzień roboczy po dniu wystawienia.
Wariant pierwszy: w czwartek nikt nie sprawdza skrzynki dokumentów wystawionych w terenie, bo osoba, która to zwykle robi, jest na urlopie i nie ma wyznaczonego zastępstwa. Faktura trafia do systemu w poniedziałek. To naruszenie trzeciego typu z katalogu, a licząc od 1 stycznia 2027 roku, z ceną liczoną od kwoty podatku na tej fakturze.
Wariant drugi: w czwartek rano Ministerstwo Finansów ogłasza awarię całkowitą. Faktura wystawiona w środę w trybie offline24 i jeszcze nieprzesłana nie jest już przesyłana do systemu i pozostaje bez numeru KSeF. Nie ma tu naruszenia. Warunek jest jeden: w firmie musi zostać ślad, że dokument powstał w trybie offline24 i że obowiązek przesłania zdjęła ogłoszona awaria całkowita, razem z odnotowaniem tego przy zasadach płatności.
Różnica między tymi dwoma wariantami nie leży w staranności montera. Leży w tym, czy ktoś w firmie ma przypisane zadanie sprawdzania terminów i czy zdarzenia trybowe są gdzieś zapisywane.
Co z tym zrobić w firmie
Każde z trzech naruszeń ma prosty odpowiednik operacyjny, który mu zapobiega.
- Przeciw niewystawieniu faktury w systemie mimo obowiązku: jednoznaczna reguła, kto i w jakich sytuacjach wystawia dokument w systemie, oraz zapisana data, od której obowiązek objął Waszą firmę. Tu najczęściej zawodzi nie technika, tylko przekonanie „nas to jeszcze nie dotyczy”.
- Przeciw wystawieniu niezgodnie ze wzorem w okresie awarii albo niedostępności: wskazane z góry miejsce, w którym sprawdzacie ogłoszenia Ministerstwa Finansów, oraz zapisane, jak w każdym z trybów ma wyglądać dokument i ile kodów QR ma jego wizualizacja.
- Przeciw nieprzesłaniu w terminie: jedno miejsce na faktury czekające na przesłanie, imiennie wyznaczona osoba, zastępstwo na czas nieobecności i termin liczony w dniach roboczych, wpisany przy każdym trybie osobno.
- Przeciw pomyleniu awarii całkowitej z pozostałymi trybami: ewidencja zdarzeń trybowych, z której widać, która faktura powstała w którym trybie, kiedy została przesłana i która pozostaje bez numeru KSeF na podstawie ogłoszonej awarii całkowitej.
- Przegląd przed 1 stycznia 2027 roku: sprawdzenie, że punkty od pierwszego do czwartego naprawdę działają, a nie tylko są zapisane.
Spisanie tych ról, terminów i rejestrów w jeden dokument, po który sięga się w dniu zdarzenia, a nie po fakcie, to osobna robota, którą porządkuje się firmową procedurą.
Ocena skutków konkretnego dokumentu w rozliczeniu, w tym pytania o odliczenie i ujęcie w miesiącu, należy do księgowej albo doradcy podatkowego. Aktualność katalogu naruszeń i wysokości kar potwierdź na stronie wskazanej niżej.
Źródła i data sprawdzenia
- Sankcje, katalog naruszeń, okres stosowania przepisów: ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Cztery tryby szczególne, awaria całkowita i zwolnienie z obowiązku przesłania: ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Tryb offline24: warunki i termin przesłania: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
- Ogłoszenia o awarii i niedostępności: Biuletyn Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
Najczęstsze pytania
Od kiedy obowiązują kary za KSeF?
Przepisy o karach za KSeF stosuje się do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku. Nie działają wstecz i nie obejmują naruszeń z 2026 roku. Znaczenie ma data samego naruszenia, dlatego rok 2026 to czas na uporządkowanie procesu fakturowania w firmie.
Jakie są kary za KSeF?
Kara wynosi do 100 % kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez wykazanego podatku do 18,7 % kwoty należności ogółem. To górne granice, a nie kwoty naliczane automatycznie w pełnej wysokości. Aktualność katalogu naruszeń i wysokości kar sprawdź na ksef.podatki.gov.pl.
Za co grozi kara w KSeF?
Kara dotyczy trzech naruszeń: niewystawienia faktury w KSeF mimo obowiązku, wystawienia faktury w okresie awarii albo niedostępności niezgodnie z udostępnionym wzorem oraz nieprzesłania w terminie faktury z trybu offline24, trybu awaryjnego albo okresu niedostępności. Przepisy stosuje się do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku.
Czy brak numeru KSeF po awarii całkowitej jest naruszeniem?
Nie, brak numeru KSeF przy fakturze zwolnionej z przesłania przez ogłoszoną awarię całkowitą jest skutkiem trybu, a nie naruszeniem. Firma musi jednak umieć to wykazać, czyli mieć zapisane, która faktura powstała w którym trybie i kiedy ogłoszono awarię całkowitą. Bez ewidencji taki dokument wygląda jak zapomniany.
Z tej serii
Ten poradnik porządkuje wiedzę operacyjną i nie jest poradą podatkową ani prawną; w sprawach stawek, odliczeń i kwalifikacji transakcji decyduje Twoja księgowa albo doradca podatkowy.