Kary za naruszenia KSeF od 2027 roku: za co i ile

Pytanie „a co, jeśli coś pójdzie nie tak z KSeF” pada w firmach zwykle w wersji lękowej i bez konkretów. Konkrety są, i są krótkie: naruszeń objętych karą jest trzy, mają określone wysokości, a stosuje się je od konkretnej daty. Poniżej katalog, kwoty, jeden ważny wyjątek oraz to, co po stronie firmy sprawia, że żadne z tych trzech naruszeń nie ma jak powstać.

Od kiedy kary są stosowane

Przepisy o karach stosuje się do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku. Nie działają wstecz i nie obejmują naruszeń z 2026 roku.

Warto tę myśl formułować dokładnie tak, a nie jako „stosowanie kar jest zawieszone”. Różnica nie jest kosmetyczna. „Zawieszone” sugeruje, że coś już obowiązuje i tylko chwilowo nie jest egzekwowane, więc mogłoby zostać odwieszone z mocą wsteczną. Tu jest inaczej: znaczenie ma data samego naruszenia. Naruszenie z grudnia 2026 roku nie wchodzi do tego reżimu dlatego, że wydarzyło się przed granicą, a nie dlatego, że akurat nikt nie patrzył.

Praktyczny wniosek jest taki, że rok 2026 jest oknem na uporządkowanie procesu, a nie na jego odkładanie. Od 1 stycznia 2027 roku ten sam błąd ma inną cenę.

Katalog naruszeń objętych karą

Naruszenia są trzy i każde z nich odpowiada innemu momentowi procesu fakturowania.

1. Niewystawienie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur mimo obowiązku. Firma miała wystawić dokument w systemie i tego nie zrobiła. To naruszenie „na wejściu”.
2. Wystawienie faktury w okresie awarii albo niedostępności niezgodnie z udostępnionym wzorem. Tu firma zadziałała w trybie szczególnym, ale dokument nie odpowiada wzorowi, według którego w tym okresie należało go wystawić. To naruszenie „co do formy”.
3. Nieprzesłanie w terminie do systemu faktury wystawionej w trybie offline24, w trybie awaryjnym albo w okresie niedostępności. Dokument powstał prawidłowo, ale nie trafił do systemu w wyznaczonym terminie. To naruszenie „na wyjściu” i w praktyce najbardziej podstępne, bo w chwili wystawienia wszystko wygląda dobrze.

Trzecie naruszenie ma istotne zastrzeżenie, opisane niżej.

Wysokość kar

• do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze;
• przy fakturze bez wykazanego podatku: do 18,7% kwoty należności ogółem.

Obie wartości są górnymi granicami, a nie kwotami naliczanymi automatycznie w pełnej wysokości. Skala jest jednak taka, że przy jednej większej fakturze mówimy o kwocie, która przewyższa roczny koszt uporządkowania procesu w firmie.

Zastrzeżenie: faktury zwolnione z przesłania przez awarię całkowitą

Trzecie naruszenie z katalogu, czyli nieprzesłanie faktury w terminie, nie obejmuje faktur, z których obowiązek przesłania zdjęła ogłoszona awaria całkowita.

Awaria całkowita jest jedynym z czterech trybów pracy bez dostępu do systemu, w którym nie ma późniejszego dosyłania. Faktury wystawia się wtedy poza systemem, bez obowiązku stosowania struktury FA(3), i nie przesyła się ich później do systemu, więc pozostają bez numeru KSeF. Co więcej, awaria całkowita zdejmuje obowiązek przesłania także z faktur wystawionych wcześniej: faktury wystawionej w trybie offline24 przed ogłoszeniem awarii całkowitej, a jeszcze nieprzesłanej, do systemu się nie przesyła. Tak samo faktury z okresu niedostępności, której termin przesłania zbiega się z awarią całkowitą.

Dla katalogu naruszeń znaczy to jedno: brak numeru KSeF przy takiej fakturze nie jest naruszeniem, tylko skutkiem trybu. Firma musi jednak umieć to wykazać, czyli mieć zapisane, która faktura powstała w którym trybie i kiedy ogłoszono awarię całkowitą. Bez takiej ewidencji dokument bez numeru KSeF wygląda dokładnie tak samo jak dokument, którego ktoś zapomniał przesłać.

Jak to wygląda w praktyce

Firma montażowa „Rygiel” pracuje głównie w terenie i regularnie korzysta z trybu offline24. W środę monter wystawia fakturę u klienta. Termin przesłania do systemu przypada na czwartek, czyli następny dzień roboczy po dniu wystawienia.

Wariant pierwszy: w czwartek nikt nie sprawdza skrzynki dokumentów wystawionych w terenie, bo osoba, która to zwykle robi, jest na urlopie i nie ma wyznaczonego zastępstwa. Faktura trafia do systemu w poniedziałek. To naruszenie trzeciego typu z katalogu, a licząc od 1 stycznia 2027 roku, z ceną liczoną od kwoty podatku na tej fakturze.

Wariant drugi: w czwartek rano Ministerstwo Finansów ogłasza awarię całkowitą. Faktura wystawiona w środę w trybie offline24 i jeszcze nieprzesłana nie jest już przesyłana do systemu i pozostaje bez numeru KSeF. Nie ma tu naruszenia. Warunek jest jeden: w firmie musi zostać ślad, że dokument powstał w trybie offline24 i że obowiązek przesłania zdjęła ogłoszona awaria całkowita, razem z odnotowaniem tego przy zasadach płatności.

Różnica między tymi dwoma wariantami nie leży w staranności montera. Leży w tym, czy ktoś w firmie ma przypisane zadanie sprawdzania terminów i czy zdarzenia trybowe są gdzieś zapisywane.

Co z tym zrobić w firmie

Każde z trzech naruszeń ma prosty odpowiednik operacyjny, który mu zapobiega.

1. Przeciw niewystawieniu faktury w systemie mimo obowiązku: jednoznaczna reguła, kto i w jakich sytuacjach wystawia dokument w systemie, oraz zapisana data, od której obowiązek objął Waszą firmę. Tu najczęściej zawodzi nie technika, tylko przekonanie „nas to jeszcze nie dotyczy”.
2. Przeciw wystawieniu niezgodnie ze wzorem w okresie awarii albo niedostępności: wskazane z góry miejsce, w którym sprawdzacie ogłoszenia Ministerstwa Finansów, oraz zapisane, jak w każdym z trybów ma wyglądać dokument i ile kodów QR ma jego wizualizacja.
3. Przeciw nieprzesłaniu w terminie: jedno miejsce na faktury czekające na przesłanie, imiennie wyznaczona osoba, zastępstwo na czas nieobecności i termin liczony w dniach roboczych, wpisany przy każdym trybie osobno.
4. Przeciw pomyleniu awarii całkowitej z pozostałymi trybami: ewidencja zdarzeń trybowych, z której widać, która faktura powstała w którym trybie, kiedy została przesłana i która pozostaje bez numeru KSeF na podstawie ogłoszonej awarii całkowitej.
5. Przegląd przed 1 stycznia 2027 roku: sprawdzenie, że punkty od pierwszego do czwartego naprawdę działają, a nie tylko są zapisane.

Spisanie tych ról, terminów i rejestrów w jeden dokument, po który sięga się w dniu zdarzenia, a nie po fakcie, to osobna robota, którą porządkuje się firmową procedurą.

Ocena skutków konkretnego dokumentu w rozliczeniu, w tym pytania o odliczenie i ujęcie w miesiącu, należy do księgowej albo doradcy podatkowego. Aktualność katalogu naruszeń i wysokości kar potwierdź na stronie wskazanej niżej.

Źródła i data sprawdzenia

• Sankcje, katalog naruszeń, okres stosowania przepisów: ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
• Cztery tryby szczególne, awaria całkowita i zwolnienie z obowiązku przesłania: ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
• Tryb offline24: warunki i termin przesłania: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24/ (sprawdzono 24 sierpnia 2026)
• Ogłoszenia o awarii i niedostępności: Biuletyn Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (sprawdzono 24 sierpnia 2026)