Kalendarz obowiązków

Dla kogo

Właściciele jednoosobowych działalności i małych spółek, którzy gubią terminy. Osoby, które właśnie założyły firmę, właśnie zatrudniły pierwszą osobę, właśnie weszły w VAT albo właśnie przeniosły działalność do spółki, czyli w momentach, w których cały rytm miesiąca zmienia się bez ostrzeżenia.

Ile Ci to oszczędza

Zebranie tego samemu kończy się zwykle listą samych podatków, bo reszta obowiązków nie mieszka w tych samych miejscach, każdy ma inny urząd, inny portal i inny termin. Tu masz jedną listę, razem z rzeczami, których nie szukałbyś w ogóle: przeglądem kasy fiskalnej, badaniami okresowymi, lutowym raportem o emisjach, który dotyczy także firm z jednym samochodem.

Do księgowej idziesz z listą do odhaczenia zamiast z pytaniem „czy o czymś nie zapomniałam”. Sprawdzenie gotowej listy jest krótszą rozmową niż ułożenie jej od zera.

Przykład z życia

Marek prowadzi zakład stolarski pod Radomiem. Od stycznia przeniósł działalność do spółki z o.o., zatrudnia dwie osoby, ma kasę fiskalną i firmowego busa.

Kalendarz pokazuje mu cztery rzeczy, o których nie pomyślał. Składki ZUS w spółce wypadają w okolicach 15., a nie 20., jak płacił przez sześć lat, trzy razy z rzędu zapłacił pięć dni po terminie i nie wiedział dlaczego urząd się odzywa. PIT-11 ma dwa różne terminy: do urzędu wcześniej, do ręki pracownika później. Ostatni przegląd kasy fiskalnej był dwadzieścia dwa miesiące temu, a przypomni o nim serwis, nie księgowa. Bus w działalności ciągnie za sobą lutowy raport o emisjach, samej opłaty przy jednym aucie zwykle się nie płaci, bo obowiązuje próg kwotowy, ale raport składa się niezależnie od niego.

Marek wysyła księgowej cztery pytania i zamyka temat w jednej wymianie maili.

Jak po polsku

Zbudowany pod polski rytm roku, nie pod ogólną funkcję „przypomnij mi o czymś”. Wie, że ZUS ma trzy różne dni płatności zależnie od tego, czym jest firma, i że przejście na spółkę przesuwa termin z 20. na 15. Wie, że kwartalny VAT nie oznacza kwartalnej pracy, bo ewidencja i tak idzie co miesiąc. Wie, że oświadczenie o sprzedaży alkoholu, sprawozdanie w BDO i lutowy raport o emisjach mają własne terminy i własne urzędy, o których biuro rachunkowe zwykle nie przypomina, bo to nie jego obszar. Wie też, że sprawdzenie faktur odebranych w rządowym systemie KSeF to dziś pozycja miesięczna, a nie rzecz do zrobienia raz.

Zna miejsca, w których zmiany są jeszcze w toku, elektroniczne księgi i nowe pliki dla podatku dochodowego, i celowo nie podaje dla nich dat. Wpisuje je jako pierwsze pytanie do księgowej.

Czego potrzebujesz

Dowolny płatny plan Claude i pięć minut na opisanie firmy: forma rozliczenia, VAT, czy są pracownicy, co robi biuro, czy jest lokal, auto albo kasa fiskalna. Żadnych konektorów, żadnego logowania, żadnych dokumentów.

Gdzie działa

Plik jest zgodny z otwartym standardem Agent Skills, więc ten sam folder działa w wielu narzędziach. „Działa z zastrzeżeniami” znaczy, że w naszym teście na tej platformie wynik był użyteczny, ale z odstępstwami opisanymi w raporcie testu; piszemy tylko o tym, co sprawdziliśmy.

Na czym się wywala

• Zna tylko to, co mu powiesz. Nie widzi Twoich dokumentów ani umowy z biurem. Jeśli podasz złą formę rozliczenia, przestawi się połowa listy i nic tego nie wychwyci.
• Nie poda Ci dat jako pewnych. To wybór, nie usterka, ale bywa niewygodny: nie dostaniesz ani pliku do kalendarza, ani gotowych wpisów do przeklejenia. Dostaniesz listę z terminami orientacyjnymi i zadaniem, żeby je potwierdzić, bo wpis wyjęty z tej listy gubi zastrzeżenie i od tej chwili wygląda jak data sprawdzona.
• Terminy branżowe ma tylko z nazwy. Data przeglądu kasy, badań okresowych czy odnowienia licencji leży w Twoich dokumentach i u serwisu. Skill powie, że taka pozycja istnieje i gdzie jej szukać, dat nie zgadnie.
• Nie wie, co biuro robi za Ciebie. Kolumna „kto to robi” często kończy się wpisem „do ustalenia z biurem”. To uczciwa odpowiedź, ale wymaga jednego maila z Twojej strony.
• Rzeczy w trakcie zmiany zostawia otwarte. Przy elektronicznych księgach i nowych plikach dla podatku dochodowego wpisze pozycję do potwierdzenia zamiast daty wejścia dla Twojej firmy, bo te daty przesuwały się już kilka razy.

Czego ten skill nie robi celowo

Nie liczy kwot składek i zaliczek, nie wypełnia i nie wysyła deklaracji, nie mówi, co grozi za spóźnienie, nie doradza formy opodatkowania ani momentu wejścia w VAT, nie robi gotowych wpisów do kalendarza, ani pliku, ani listy do przeklejenia. Jeśli poprosisz o samą listę dat albo o orientacyjną kwotę, bez zastrzeżeń, odmówi tym samym zdaniem za każdym razem i wróci do budowania listy.

To granica postawiona świadomie. Kalendarz z jedną błędną datą jest gorszy niż jego brak, bo przestaje się go sprawdzać, a odpowiedzialność za spóźnienie i tak zostaje po Twojej stronie. To narzędzie robi coś skromniejszego i uczciwszego: pokazuje pełen zestaw rzeczy, które w Twojej firmie wracają, i pilnuje, żebyś potwierdził je u kogoś, kto może za to odpowiadać.

Instalacja

Ten skill ma pracować w całym zespole?

Jeśli zadanie powtarza się u kilku osób, warto uzgodnić dane wejściowe, sposób sprawdzania wyniku i odpowiedzialność. Digital Xperts pomoże ocenić, czy wystarczy wspólny szablon, czy potrzebne jest dopasowanie narzędzia albo integracja.

Sprawdź możliwość wdrożenia w firmie z Digital Xperts