Prosty język

Dla kogo

Pracownicy obsługi klienta, biur podawczych, urzędów gmin i miast, banków, ubezpieczycieli, spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych, zakładów komunalnych — czyli ci, którzy odpowiadają za tekst wychodzący z instytucji. Kierownicy biur i wszyscy, którzy wysyłają to samo pismo do kilkuset osób i potem odbierają telefony z pytaniem, o co w nim chodziło.

I strona odwrotna: osoba, która dostała z urzędu decyzję albo wezwanie i chce po prostu wiedzieć, co tam jest napisane.

Ile Ci to oszczędza

Przepisanie dwustronicowego pisma na prosty język zajmuje zwykle 40–60 minut i najczęściej kończy się w połowie: zdania się skracają, ale „niniejszym”, „w związku z powyższym” i strona bierna zostają, bo są tak oswojone, że przestaje się je widzieć.

Skill daje wersję roboczą w trzy minuty i — co ważniejsze — listę zmian do zatwierdzenia. Redagujesz decyzje, nie każde zdanie od zera.

Przykład z życia

Marta prowadzi obsługę klienta w zakładzie wodociągowym. Raz na kwartał wychodzi stamtąd wezwanie do zapłaty do około 1 200 odbiorców.

Wersja, którą wysyłali od lat, miała 5 zdań na pierwszej stronie. Najdłuższe liczyło 71 wyrazów. Kwota 348,20 zł i termin 14 dni pojawiały się dopiero w czwartym akapicie, po podstawie prawnej i historii sprawy. W tekście było czternaście rzeczowników zrobionych z czasowników — w samych dwóch fragmentach („w przypadku niedokonania wpłaty”, „celem uniknięcia wszczęcia postępowania”) siedziało ich pięć. I ani jednego zdania, w którym zakład mówi o sobie „my”.

Po przepisaniu kwota i termin są w pierwszym zdaniu, najdłuższe zdanie ma 19 wyrazów, a numer sprawy, numer rachunku i pouczenie o skutkach braku zapłaty zostają dosłownie — skill wypisuje je osobno jako fragmenty do decyzji Marty, nie do stylizowania.

Jak po polsku

Zbudowany na zasadach wypracowanych na polskich pismach — nie na tłumaczeniu angielskich poradników plain language. To nie jest ta sama lista.

Konkretnie: łańcuchy dopełniaczy („w celu dokonania weryfikacji poprawności wypełnienia wniosku”), rzeczowniki odczasownikowe na -anie i -enie, imiesłowy na -ąc i -wszy, formy bezosobowe na -no i -to („dokonano”, „wszczęto”), kancelaryzmy typu „niniejszym”, „przedmiotowy”, „tut. organ”, „winien jest”. Do tego rzeczy, których żadne zagraniczne narzędzie nie zna: kiedy pisze się „Pan/Pani”, a kiedy „Ty”, jak zapisać kwotę i datę po polsku, czego nie wolno zrobić z parami odstąpienie/wypowiedzenie, zaliczka/zadatek, rękojmia/gwarancja, doręczenie/nadanie.

Rozróżnia też prosty język od tekstu łatwego do czytania. To pierwsze zachowuje całą treść, to drugie jest streszczeniem dla innego odbiorcy. Mylenie ich to najczęstszy sposób, w jaki „uproszczenie” pisma kończy się usunięciem warunku, od którego zależy sprawa.

Czego potrzebujesz

Dowolny płatny plan Claude i tekst — wklejony, w Wordzie albo w PDF. Nic poza tym.

Gdzie działa

Plik jest zgodny z otwartym standardem Agent Skills, więc ten sam folder działa w wielu narzędziach. „Format zgodny” znaczy, że powinien zadziałać, ale nie uruchomiliśmy go tam sami — a piszemy tylko o tym, co sprawdziliśmy.

Na czym się wywala

• Nie zmierzy czytelności liczbą. Policzy długość zdań i formy bezosobowe przed i po, ale wyniku z aplikacji mierzącej trudność tekstu nie poda — ani indeksu mglistości (liczby mówiącej, ile lat nauki trzeba mieć za sobą, żeby zrozumieć tekst przy pierwszym czytaniu), ani klasy trudności. Te wskaźniki liczy się algorytmem na sylabach. Jeśli Twoja instytucja rozlicza się z konkretnego wskaźnika, i tak musisz przepuścić tekst przez narzędzie.
• Gubi układ. Z PDF-a z tabelą opłat, formularza albo pisma z ramkami wyciągnie sam tekst. Tabelę trzeba złożyć z powrotem ręcznie, a przy skanie złej jakości jakość pracy zależy od tego, ile da się odczytać.
• Długie dokumenty trzeba dzielić — i wtedy rozjeżdżają się nazwy. Przy regulaminie na czterdzieści stron to samo pojęcie potrafi dostać w rozdziale trzecim inną nazwę niż w pierwszym. Skill sam prosi wtedy o ustalenie listy pojęć na starcie, ale pilnowanie jej zostaje po Twojej stronie.
• Pisma o skutku prawnym nie wyjdą proste w całości. Pouczenia, podstawy prawne i definicje umowne przepisuje dosłownie i oznacza. To świadomy wybór, ale znaczy tyle, że fragment pisma nadal będzie brzmiał urzędowo.
• Nie zna Waszej księgi stylu. Jeśli firma ustaliła, że mówi o sobie „Bank”, a do klienta „Państwo”, trzeba mu to powiedzieć. Sam zaproponuje „my” i „Pan/Pani”.

Czego ten skill nie robi celowo

Nie skraca przez wyrzucanie treści. Nie robi streszczenia ani wersji łatwej do czytania — o to trzeba poprosić kogo innego, bo decyzję, co wolno z pisma usunąć, podejmuje instytucja, nie narzędzie. Nie zmienia decyzji zawartej w piśmie — odmowa po przepisaniu zostaje odmową, a wezwanie do zapłaty wezwaniem. Nie ociepla tonu, nie dopisuje przeprosin ani obietnic, których w oryginale nie było.

Nie tyka pism procesowych do sądu — pozwu, sprzeciwu, apelacji, zażalenia — ani urzędowych formularzy. Tam przepisane zdanie nie jest zmianą stylu, tylko zmianą treści, która trafia do akt i wiąże stronę.

Nie orzeka też, że gotowa wersja „spełnia wymogi dostępności”, „jest na poziomie B2” albo „przejdzie audyt”. Takiego zdania nie da się obronić na podstawie samego tekstu, a instytucja, która je powtórzy swojemu klientowi, zostaje z tym sama.

To granica postawiona świadomie. Narzędzie, które przy okazji upraszczania wygładza treść, jest groźniejsze od urzędowego bełkotu — bo bełkot człowiek przeczyta drugi raz, a wygładzoną odmowę zrozumie opacznie za pierwszym.

Instalacja